Interacțiuni recurente

       Interacțiunile recurente vă permit automatizarea interacțiunilor repetitive.

Exemplu: în fiecare luni trebuie să verificați starea stocului, sau în fiecare marți și joi trebuie să recontactați clienții care au primit un deviz (sau o ofertă), sau în fiecare prima zi de marți a lunii va trebui să facturați unui client abonamentul la serviciile oferite de dvs.

       Accesul la interacțiuni recurente

Accesul la interacțiunile recurente se face fie prin intermediul lansatorului de aplicații, fie prin intermediul butonului "Recurențe" în această interacțiune.

Crearea unei interacțiuni recurente

Când mergeți la recurențe, vedeți implicit recurențele active (recurențele în curs de desfășurare și recurențele pe cale de a se termina).

Pentru a crea o recurență, faceți clic pe butonul "Adaugă interacțiune recurentă":

Pentru a ilustra un caz specific, vom face o recurență care va avea loc o dată pe săptămână cu scopul este de a revigora clienții care au contactat operatorul dvs. pentru a vedea dacă o problemă este rezolvată.

Sistemul permite recurențe pe zi:

              Pe săptămână:

                   Pe lună:

Pentru exemplul nostru am ales relansări săptămânale timp de 1 an.

       Odată stabiliți parametrii interacțiunii, faceți clic pe butonul "Generează interacțiuni". Faceți clic pe "OK" pentru mesajul de confirmare.

       Veți reveni la lista interacțiunilor recurente. Redeschideți interacțiunea recurentă pe care tocmai ați creat-o. Interacțiunile generate de această recurență apar sub interacțiunea recurentă.

Modificarea unei recurențe

Este posibil ca la un moment dat să fie nevoie să schimbați o interacțiune recurentă. În cazul nostru, imaginați-vă că nu se mai relansează clienții miercuri, ci joi.

Pentru a face acest lucru, mergeți la lista de recurențe și faceți clic pe numele recurenței ce trebuie modificată:

           Vom schimba ziua, apoi lansăm o regenerare a interacțiunilor:

Sistemul cere o confirmare iar dvs confirmați:

Crearea unei facturi recurente


 Pentru a crea o factură recurentă, mergeți la Simple ERP -> Factură -> click pe butonul "Adaugă o factură recurentă":

       Procesul de creație este exact la fel ca și pentru o factură tradițională.

Prin urmare, vă selectați clientul, apoi adăugați produsele.
Aveți posibilitatea să faceți clic pe butonul "Previzualizare" pentru a verifica în timp util conținutul PDF-ului pe care îl veți crea.

       Odată ce ați setat factura recurentă, faceți clic pe butonul "Generează interacțiuni". Faceți clic pe butonul "OK" pentru mesajul de confirmare. Interacțiunile sunt apoi generate.






       Odată specificate datele, o interacțiune de emitere de factură va fi prezentă în programul dvs zilnic. Este suficientă confirmarea generării facturii și trimiterea către client.

Crearea și înregistrarea documentelor în Simple ERP

 
     Simple ERP permite crearea unei serii de documente în format PDF.

Aceste documente sunt, în ordinea de creare posibilă:
- Deviz (Ofertă);
- Formular de comandă;
- Factură;
- Aviz de expediție.
Fiecare document moștenește setările din documentul din care provine.

      Exemplu: Factura generată de la o comandă de aprovizionare (Formular de comandă), transformată în vânzare realizată, moștenește societatea afiliată, persoana de contact și produsele conexe.

Dacă este necesar, se pot schimba liniile produselor de la un document la altul.

      Exemplu: Aveți 3 produse în ofertă. Le convertiți în comandă. Clientul dumneavoastră vă spune că el vrea în cele din urmă 4 produse. Puteți să adăugați produse la "Formularul de comandă" pentru a genera o nouă comandă în PDF. Se pot face mai multe versiuni ale unui deviz sau ale bonului de comandă. Numai facturile și avizele de expediție pot fi emise doar o singură dată.

Nu uitați: nu trebuie să treceți prin toate etapele (Deviz, Formular de comandă, etc.). În cazul unei vânzări imediate puteți crea direct factura.

      Desigur, toate documentele comerciale create sunt legate direct de Societatea și de persoana de contact înregistrată în Simple CRM.

Vizualizarea documentelor comerciale dintr-un anumit interval de timp

     Pentru a vizualiza documente trebuie doar să utilizați filtre în aceste entități.

Pentru a face acest lucru, selectați următoarele setări:

Stare: toate stările sau o anumită stare vizată de dvs;
Data: selectați perioada;
Utilizator: debifați-i pe toți pentru a avea toți utilizatorii, sau selectați-i pe cei vizați;
Faceți clic pe "Căutare".

   
  Desigur, puteți restrânge căutarea prin specificarea unui anumit "Emitent", dacă lucrați cu mai multe societăți.

Limitarea voluntară a graficului din partea superioară

        Pentru a maximiza vizibilitatea informațiilor, Simple ERP utilizează aceeași logică ca și Simple CRM, adică afișarea grafică a celor mai mari 20 de afaceri, deschise sau în curs.

      Într-adevăr, dacă aveți, de exemplu, 150 de cazuri inițiate sau în curs de desfășurare, veți avea 150 de bastonașe mici, ale căror informații ar fi imposibil de citit.

      Graficul cu bastoane grafice a fost limitat în mod voluntar la afișare, fată de tipul Camembert de afișaj grafic care redă toate informațiile.

Modificarea numerotării facturilor

      Legea cere ca facturile să fie numerotate secvențial (ORDIN Nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015) fără întreruperea șirului de numere. Acesta este motivul pentru care nu se permite utilizatorilor să schimbe numărul la următoarea factură emisă.

Dacă ați emis deja facturi cu alte software-uri, trebuie să creați o serie diferită fată de prima serie de facturi.

Exemplu:
Ați emis deja facturile care poartă numerele F-0001 pana la F-0332 cu alte produse software. Doriți să emiteți următoarele facturi cu Simple ERP.

Trebuie să modificați seriile facturilor, astfel încât acestea să fie diferite de prima serie, începând de la 1, de exemplu: F2-0001, F2-0002, F2-0003, etc.

Pentru a face acest lucru:
- Mergeți la "Simple ERP" ( Meniul superior CRM -> Simple ERP);
- Mergeți la "Admin ERP" (Meniul principal ERP -> Admin ERP);
- Faceți clic pe butonul "2. Referințe";
- Faceți clic pe tipul de document ce trebuie modificat (în acest caz - Factura);
- În câmpul "Model de referință", introduceți de exemplu: F2 {} 4N (acest lucru va genera numere pe factură după cum urmează: F2-0001, F2-0002, F2-0003, etc.);
- Faceți clic pe butonul "Înregistrați".

Acum puteți genera facturi cu noul sistem de referințe (noua serie).

Facturarea pentru clienții care plătesc imediat sau la termen

      Trebuie să vă creați 2 modele de facturi (șabloane).

Un model va avea termen de plată, de exemplu 30 de zile, iar celălalt model termen de plată imediat.

Denumiți modelele în acest mod (de exemplu):
- Factura cu plată imediată;
- Factura cu plată la 30 de zile.

Atunci când creați factura, veți alege modelul corespunzător (caseta dintre "Adaugă produse" și "Societate emițătoare") pentru fiecare caz în parte.

Ajustarea lățimii coloanelor de devize, comenzi, facturi

       Lățimea coloanelor devizelor, facturilor, avizelor de expediție generate de Simple ERP este autoadaptivă, se adaptează automat la lățimea conținutului.

Lățimea coloanelor prețurilor și cantităților este configurată inițial pentru 10 cifre. Chiar dacă acest număr de cifre este depăsit, prețul și cantitatea trecute în document, pentru un produs sau serviciu,  vor rămâne pe o singură linie.

Apoi, lățimea rămasă este atribuită denumirii produsului sau serviciului, denumire care se poate întinde pe mai multe linii.

Gestionarea stării unei facturi cu Simple CRM

      Puteți gestiona starea fiecăreia dintre facturile dvs. către clienți cu Simple CRM.

Pentru a face acest lucru:

1) Creați sau modificați interacțiunea de facturare;

2) În interacțiune, schimbați starea facturii;

3) Înregistrați interacțiunea.

Urmărirea facturilor neplătite și relansarea clienților

      Modulul Simple ERP vă permite să obțineți o listă a facturilor neplătite și să relansați clienții.

1) La primirea plății integrale a unei facturi deschideți interacțiunea "Factură". În câmpul "Urmărire factură" alegeți "Factură Vanzări - 04 - Plata totală" și Salvați interacțiunea. Se înregistrează, una câte una, toate încasările pentru a avea o evidență actualizată a încasărilor.

             2) Pentru efectuarea urmăririi,  mergeți în modulul "Simple ERP / Factură" (Meniul de sus ->Simple ERP  -> Meniul de sus -> Factură).

       În partea de sus a listei de facturi, faceți clic pe butonul "Lista de facturi neachitate".

   
               Veți obține lista facturilor neplătite. Faceți clic pe fiecare interacțiune relevantă pentru a relansa clientul.

Exportarea facturilor emise pentru software-ul de contabilitate

      Aveți posibilitatea să efectuați exportul facturilor emise pentru integrarea directă în software-ul de contabilitate.

Pentru aceasta, mergeți la modul "Simple ERP" / "Factură" (Meniul de sus ->  Simple ERP -> Meniul de sus -> Factură).

Faceți clic pe butonul "Exportă facturi emise ". Veți obține un fișier CSV care conține înregistrările contabile aferente facturilor emise.

Memento automat prin e-mail pentru facturile neplătite

      Simple CRM  are acum o noua facilitate: memento automat prin e-mail pentru facturile neplătite, direct din modulul software de facturare.

Această funcție este rezervată pentru utilizatorii modulului opțional Simple ERP.

      Pentru a utiliza această funcție trebuie, mai întâi, să configurați Simple ERP.

Pentru asta, mergeți la pachetul "Simple ERP": meniu principal -> Simple ERP.
Apoi mergeți la "Admin ERP": meniu principal -> Admin ERP.
Faceți clic pe fila "8. Parametri".

Introduceți informațiile de contact care vor fi transmise în e-mailul memento (nume, telefon, adresa de e-mail) și selectați șablonul de e-mail care va fi utilizat la trimitere.

Pentru a activa această caracteristică bifați: "Activează memento automat al facturilor neachitate prin intermediul e-mailului".

      Când această funcție este activată, o dată pe zi, Simple CRM caută în interacțiuni facturile neplătite ajunse la scadență în ziua precedentă.

Exemplu: suntem în 21/12/2015.
Simple CRM caută interacțiuni:
- Create cu pachetul Simple ERP
- Tip: "Administrativ - Altele" (facturi)
- Deschise sau în curs de desfășurare
- A căror dată scadentă este cu o zi înainte (în exemplul nostru: 20/12/2015)
- Care sunt monitorizate: "Factură vânzare - 02 - Trimisă"

      Pentru fiecare dintre interacțiunile care corespund acestor criterii, Simple CRM:
- Trimite un memento prin e-mail la adresa de contact;
- Va monitoriza interacțiunea la "Factură Vanzare - 06 - e-mail memento"

- Marchează această modificare în câmpul "Note" al interacțiunii.

Trimiterea documentelor de afaceri clienților prin e-mail cu Simple ERP

     Pentru a trimite un document de afaceri (deviz / factură proforma, comandă, factură, etc.) prin e-mail, urmați procedura de mai jos. În exemplul nostru, vom crea și trimite o factură.

1) În modulul Simple ERP creați o factură, apoi generați factura în format PDF.

2) Odată PDF-ul generat, fișierul apare în documentele interacțiunii pe "Factură".
Faceți clic pe numele fișierului pentru a descărca factura.

                       3) În interacțiune, treceți cu mouse-ul peste pictograma de lângă numele contactului atasat. O fereastră pop-up se deschide, faceți clic pe plic pentru a crea un e-mail către contact.

                   4) Un spațiu liber de e-mail apare la contactul vizat. Atașați fișierul PDF la e-mail și trimiteți-l.

Data de facturare

     
     Legislația cu privire la facturi solicită coerență între numărul și data facturii.

De exemplu, nu puteți avea o factură nr 125 din data de 10/01 și factura nr 126 din data de 05/01.

Din acest motiv data facturii este data la care a fost generat PDF-ul, nu data interacțiunii.

Facturarea unei comenzi în mai multe tranșe cu Simple ERP

    Doriți să facturați o comandă unui client în mai multe tranșe, de exemplu:
- O primă factură pentru 40% din valoarea comenzii;
- O a doua factură de 30% din valoarea comenzii;
- O a treia factură, a soldului, de 30% din valoarea comenzii.

Pentru a face acest lucru:
- Creați o comandă cu Simple ERP (sau creați un deviz și îl transformați în comandă);
- Generați comanda într-un document PDF;
- După generarea documentului PDF, faceți clic pe "Facturare în tranșe".

                 Va apărea o fereastră care vă va permite să setați facturile.

                  În această fereastră:
- Eventual, alegeți modelul de factură (șablon) pentru a-l utiliza;
- Selectați comanda pentru facturare;
- Modificați numărul de facturi care urmează să fie emise (în mod implicit, 2 facturi);
- Modificați sumele în conformitate cu calendarul facturilor care urmează să fie emise;
- Verificați datele și termenele facturilor.

     Atât timp cât valoarea totală a facturilor nu este egală cu suma totală facturată, suma totală apare în roșu. Când valoarea totală a facturilor este egală cu suma totală facturată, suma totală percepută va apărea în verde și veți putea emite factura apăsând butonul "Generare Facturi".

Notă: suma totală facturată cu TVA poate fi ușor diferită (1 sau 2 bani aproximativ) de valoarea totală cu TVA a comenzii datorită rotunjirii la 2 zecimale.

     Odată ce setările de facturare sunt corecte, faceți clic pe butonul "Generare Facturi". Apare o fereastră de confirmare, faceți clic pe "OK".

După ce faceți clic pe acest buton, facturile sunt generate.

Trebuie să deschideți acum prima factură pentru a genera factura în format PDF.

Apoi, la data fiecărei facturi ulterioare, trebuie să deschideți factura pentru a genera PDF-ul.

     Simple ERP nu poate genera PDF-ul direct pentru fiecare factură. Referința fiecărei facturi, atribuită la momentul generării facturii în format PDF, trebuie să respecte ordinea de numerotare a facturilor în conformitate cu referința aleasă pentru modelul de factură.

Obținerea listei de comenzi nefacturate

Această caracteristică este disponibilă cu modulul opțional de facturare online Simple ERP.

Pentru o listă de comenzi nefacturate:

- Mergeți la modulul "Simple ERP" (Meniu principal -> Simple ERP);
- Mergeți la modulul "Factură" (Meniul de sus -> factură);
- Faceți clic pe butonul "Comenzi nefacturate".

     Veți obține o listă de comenzi nefacturate.

             Faceți clic pe unul dintre rezultate pentru a accesa comanda și a emite factura.

Adăugarea de comentarii în liniile produselor în documentele comerciale

     În documentele generate de modulul de facturare on-line Simple ERP puteți adăuga un comentariu pe fiecare linie a produselor din documente.

Pentru aceasta faceți clic pe pictograma "comentariu":

Această pictogramă afișează caseta de comentariu a liniei de produs în cauză.
Puteți introduce un comentariu în această casetă.

               Acest comentariu va apărea în caractere cursive în PDF-ul care va fi generat.