Importarea cu ușurință a datelor în Simple CRM

       Simple CRM oferă acum un modul nou de import al contactelor și societăților afiliate. Acest nou modul a fost proiectat pentru a ușura utilizarea aplicației Simple CRM.

       Avertisment: dacă lucrați pe dispozitive Mac, trebuie, atunci când se pregătesc fișierele de import, să se lucreze cu Libre Office pentru Mac. Detalii suplimentare se găsesc în acest articol.

Procedura de import

1) Se pregătește fișierul cu date, maximum 1000 de linii pentru fiecare fișier, cu LibreOffice obligatoriu. Puteți descărca gratuit LibreOffice.
Salvați fișierul în CSV, setul de caractere UTF8, separator virgulă (,) delimitator ghilimele ( "). Accesați această pagină pentru a vedea cum să salvați în mod corespunzător fișierul CSV.

2) Mergeti la modulul de administrare (Meniu principal -> Admin CRM) și faceți clic pe "3.Importati datele", apoi faceți clic pe butonul "Import asistat de societăți și / sau persoane de contact asociate în format CSV."



 



3) Faceți clic pe butonul "Browse ..." și selectați fișierul CSV pentru import.



 








Faceți clic pe "Lansați analiza fișierului".



 



Așteptați câteva secunde, fișierul apare mai jos. 



 




4) Pentru fiecare coloană de pe care doriți să importați date, selectați câmpul în care vor fi importate datele.











       Trebuie să atribuiți o coloană într-unul din câmpurile "Contact -Nume" sau "Societate - Nume".

       În cazul în care doriți să atribuiți date de contact profesionale, utilizați câmpurile "Legatura contact-societate" din partea de jos a listei.

       Pentru a avea acces la toate coloanele din fișierul de date, parcurgeți tabelul spre dreapta sau stânga utilizând bara de defilare din partea de jos a paginii.













Gestionarea dublurilor

       Pentru a preveni crearea de duplicate, modulul de import arată mai întâi dacă contactul sau societatea există deja în baza de date Simple CRM.

Pentru persoanele de contact, identificarea se face in campul "Contact - E-mail personal" sau "Legatura contact-societate - E-mail profesional".

Pentru societăți, identificarea se face în ordinea:
- În câmpul "Societate - Numar SIRET";
- În câmpul "Societate - Numar TVA";
- În câmpul "Societate - Numar Reg. Com."
- În câmpurile "Societate - Nume", "Societate - Cod postal", "Societate - Localitate", adică o societate este recunoscută dacă are atât același nume cât și codul poștal și aceeași locație ca o societate deja existentă în Simple CRM.


5) După ce ați verificat alocarea corectă a coloanelor la câmpurile Simple CRM, faceți clic pe "Start import". 
Atenție: odată ce această operațiune este finalizată, nu puteți merge înapoi sau să anulați importul.









 O întrebare de confirmare apare, faceți clic pe OK.










      Așteptați câteva secunde în timp ce importul se efectuează.
Este afișat un mesaj de confirmare, cu numărarea elementelor create și actualizate.



 







 
 



 

Importul persoanelor de contact și a societăților în format CSV

       Puteți importa în Simple CRM un fișier cu persoane de contact și companiile asociate.

  Avertisment: dacă lucrați pe Mac trebuie, atunci când se pregătește dosarul pentru import, trebuie să folosiți calculul tabelar Libre Office pentru Mac.


       Procedura de import
1) Mergeți la modulul "Admin CRM" (Meniul de sus -> "Admin CRM") și faceți clic pe tab-ul "Importați datele".

2) Descărcați fișierul șablon tip CSV afișat pe pagină.

3) Completați fișierul cu datele dvs., de până la 1000 de linii pentru fiecare fișier (Excel sau OpenOffice sau LibreOffice).

Coloanele de la A la O sunt atribuite persoanelor de contact.
Coloanele de la X la AK implică companii.

Coloana O conține lista centrelor de interes atribuite contactului, separate prin virgulă. Exemplu: Prospect, Regiunea de sud-vest, Podele, Pictură, etc.
Dacă centrele de interes nu există, sunt create automat.

Notă: un centru de interes numit "Import AAAA-LL-ZZ HH: MM: SS" (cu data și ora importului) este creat și legat de toate contactele importate automat. În acest fel puteți găsi cu ușurință mai târziu contactele importate.

       Pentru repartizarea datelor care urmează să fie importate:

- În cazul în care numele companiei este gol, datele de contact sunt considerate personale și sunt atribuite persoanei de contact;

- În cazul în care numele companiei nu este gol, datele de contact sunt considerate profesionale și sunt atribuite persoanei de contact și companiei.

       Numele persoanei de contact este necesar pe fiecare linie. Dacă nu cunoașteți numele contactului, tastați numele companiei în celula A ("CONT_NOM").
       În cazul în care introduceți numerele de telefon, introduceți-le în forma: +33 1 23 45 67 89
Acest lucru va va permite apoi să efectuați campanii SMS sau sa inițiați apeluri telefonice direct din Simple CRM.

       Câmpurile CONT_NOTE (coloana N) și SOC_NOTE (coloana AK) conțin, respectiv, notele pentru persoana de contact și pentru societate. Pentru a face un retur de linie în interiorul fiecărui câmp Note, introduceți caracterul "|" (Ctrl-Alt-6). Acest caracter va fi înlocuit cu o nouă linie în timpul importului.

Coloanele "CONT_LIBRE" și "SOC_LIBRE" sunt rezervate pentru utilizare viitoare și nu sunt importate pentru moment.

Niciun câmp nu trebuie să conțină linie nouă (tasta Enter) sau caracterul apostrof (").


Salvați fișierul în format CSV, folosiți separatorul punct și virgulă ";" nu delimitator câmp, folosiți caracterele "Europa de Vest cu Euro (ISO-8859-15)".

       Importul are loc în 2 etape:


A) Previzualizare

       Încărcați fișierul în Simple CRM:
- Mergeți la modulul "Admin CRM" (Meniul de sus -> "Admin CRM") și faceți clic pe "Importați datele", apoi pe "Importul societăților si contactelor corelate acestora, în format CSV";
- În partea de jos a paginii, faceți clic pe "Alegeți fișierul" sau "Browse" (în funcție de browser-ul dvs.) și selectați fișierul de date pentru import;
- Faceți clic pe "Lansați analiza fișierului".


       Simple CRM afișează o previzualizare a fișierelor cu contactele și companiile existente.

Pentru a nu crea duplicate, Simple CRM analizează fișierul și compară datele cu cele deja aflate în baza de date și încearcă să recunoască:
- Contactele, prin adresa de e-mail;
- Societațile, prin numărul de TVA (codul CUI) sau, dacă acesta este absent, numărul SIRET.


B) Import Real

       După ce ați verificat că totul este așa cum vă așteptați, confirmați importul făcând clic pe butonul "Start import". Fișierul de date este apoi importat în baza de date Simple CRM.

Afișarea filei "Import de date"

       Din motive de siguranță fila "Import de date" este accesibilă numai utilizatorilor de tip "Administrator".

Prin urmare:
- Sau solicitați administratorului Simple CRM să importe datele pentru dvs.;
- Sau solicitați administratorului Simple CRM să schimbe tipul dvs. de cont la tipul "Administrator".

Prelucrarea datelor pentru importul dintr-un dispozitiv Mac

       În cazul în care lucrați pe un dispozitiv Mac OS, pentru a prelucra datele care urmează să fie importate, trebuie să utilizați obligatoriu Libreoffice descărcabil gratuit de aici: https://www.libreoffice.org/download/libreoffice-fresh/?type=mac-x86_64&version=5.1&lang=en-US

       Apoi urmați procedura de înregistrare a fișierului CSV: http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/01/import-simple-crm-comment-enregistrer.html

Remedierea întreruperilor de linie din celulele fișierului de import

       Pentru a elimina pauzele de linie situate în interiorul celulelor din fișierul de import:

- Faceți o copie a fișierului (pentru backup);
- Deschideți fișierul cu LibreOffice (cu NeoOffice pentru Mac);
- Dați clic pe "Edit" si apoi "Find and Replace";
- Apare o fereastră;
- În câmpul "Caută" tastați: \n
- În câmpul "Înlocuiește cu" introduceți un caracter "spațiu";
- Dați clic pe "Mai multe opțiuni";
- Verificați "expresii regulate";
- Jos, în "Căutare", selectați "Valori";
- Sus, faceți clic pe "Înlocuiește tot".

Importul datelor în Simple CRM

       Simple CRM oferă 3 module de import de date.

1) Companii
În cazul în care doriți să importați numai companiile, utilizați modulul de import de societăți: Meniul principal -> "Admin", apoi faceți clic pe caseta "Importați datele". Dați clic pe "Importați
un fișier de societăți în format CSV" și urmați procedura indicată.

2) Contacte
În cazul în care doriți să importați numai persoanele de contact, utilizați modulul de import de contacte: Meniul principal -> "Admin", apoi faceți clic pe caseta "Importați datele". Dați clic pe "Importați un fișier de contacte în format CSV" și urmați procedura indicată.

3) Contacte și societăți atașate
Acest modul poate importa în aceleași timp contactele și companiile . În acest fel, fiecare contact importat va fi conectat automat la compania sa, iar informațiile de contact (e-mail, telefon, etc.) vor fi importate în informațiile de contact profesional.

Pentru aceasta, utilizați modulul de import de contacte și companii atasate: Meniul principal -> "Admin", apoi faceți clic pe caseta "Importați datele". Dați clic pe "Importul societăților și contactelor corelate acestora în format CSV" și urmați procedura indicată.

       Simple CRM FAQ explică în detaliu funcționarea acestui import: http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/05/comment-utiliser-limport-de-contacts-et.html

       Fiecare modul de import include:

- O previzualizare a datelor importate, permițându-vă să controlați înainte de importul efectiv dacă fișierul de date este redactat corect;

- Căutarea contactelor în baza dumneavoastră de date Simple CRM începând de la adresa de e-mail, pentru a se evita crearea de duplicate;

- Căutarea companiilor în baza dumneavoastră de date Simple CRM începând de la CUI sau numărul de inregistrare la Registrul Comerțului, pentru a se evita crearea de duplicate.


       De asemenea, putem importa datele pentru dumneavoastră. În acest fel, datele vor fi verificate și importate într-o zonă de testare înainte de a fi importate în baza de date Simple CRM. Pentru o estimare a costurilor de import vă rog să trimiteți un e-mail la: sales@crm-pour-pme.fr la care să atașați fișierul de date.

Atribuirea persoanelor de contact și companiilor într-un proiect

     Utilizatorii de proiect au drepturi limitate de acces la informațiile din Simple CRM. Persoanele de contact, companiile, interacțiunile autorizate trebuie să fie incluse într-un proiect legat de utilizatorul proiectului. Referitor la acest subiect a se vedea FAQ: "Limitarea accesului unor utilizatori la anumite contacte, parteneriate și interacțiuni, permiterea accesului deplin al altor utilizatori".

      După un import de date (a se vedea: "Importul datelor de contact în format CSV"), dacă doriți să atribuiți contacte nou importate și companii la un utilizator de proiect, urmați pașii de mai jos:

1) Mergeți la modulul de interogare (Meniul superior -> Cerere)

2) Dați clic focalizarea corespunzătoare pentru a importa (de exemplu: "Import 2015-08-05 03:22:45").
Faceți clic pe "Căutare".

3) Veți obține o listă a persoanelor de contact și a companiilor importate.
Faceți clic pe butonul: "Adăugați la proiect".

4) O pagină va apărea, permițându-vă să alegeți proiectul care implică persoanele de contact și companiile importate.
Selectați proiectul și faceți clic pe butonul "Adăugați la Proiect".

      Contactele și companiile sunt acum legate de proiectul specificat.