Accesarea Simple ERP

      Simple ERP este un add-on la Simple CRM. Simple ERP permite crearea de devize (oferte), comenzi, facturi și avize de expediție. În cazul în care nu ați luat un abonament pentru acest modul, nu le puteți accesa.

      Dacă aveți un abonament și pentru Simple ERP, meniul Simple CRM este un pic diferit. Veti avea un buton în meniul principal care vă va permite să accesați Simple ERP. Din meniul Simple ERP puteți comuta la Simple CRM.

       În Simple ERP butonul "Produs" a înlocuit butonul "Cerere". Acest buton va fi acum accesibil din meniul "Lansare aplicații" (butonul mic din stânga sus). Din acest meniu pot fi accesate toate aplicațiile din software-ul CRM.

Avizul de expediție

       Oricare ar fi afacerea dvs., este esențial să existe o înregistrare scrisă care arată că le-ați livrat bunul sau serviciul vândut.

Un aviz de expediție tipărit și semnat de către client este dovada acestei finalizări pozitive.

        Simple ERP vă permite să emiteți acest document. După ce documentul este semnat, puteți apoi să-l scanați (sau să-l fotografiați) și să-l stocați în Simple CRM / ERP.

Etapele livrării

      Cu Simple ERP se pot urmări etapele livrării.

Livrare - 2 - Transfer furnizor : ați transferat cererea de livrare la o companie de livrare externă. Deci, sunteți în această etapă, în așteptarea prețului;
Livrare  - 3 -Evaluare costuri de transport: fie studiați un deviz (ofertă) de la un operator de transport extern, fie studiați costul transportului cu un mijloc de transport propriu;
Livrare - 4 - Acord financiar: ați validat modalitatea de transport;
Livrare - 5 - Confirmare: Așteptați validarea din partea clientului final sau a transportatorului extern;
Livrare - 6 - Plata: trebuie să plătiți un operator de transport pentru ca livrarea să fie făcută;
Livrare - 7 - Recepție pozitivă: clientul a efectuat recepția, a semnat pentru primirea produselor cumpărate și puteți ajunge cu această interacțiune în stadiul "Terminat".
Livrare - 8 - Recepție negativă: clientul a refuzat să semneze recepția și, prin urmare, trebuie să creați un tip de interacțiune de tip "Suport" pentru a găsi o soluție.
Desigur, nu toate companiile utilizează acest proces complex.

Pentru multe companii, procesul este pur și simplu: Emiterea "Avizului de expediție" -> Livrare - 5 - Confirmare -> apoi recepție pozitivă sau negativă.

Entitatea "Istoric"

       Istoricul grupează automat toate interacțiunile mari legate de același flux comercial.

Acest lucru vă permite să beneficiați de trasabilitate.

Sub numele unui deviz, a unei comenzi, facturi sau al unui aviz de expeditie, veți vedea numele folderului "Istoric".

      În cazul în care faceți clic, veți putea găsi toate etapele de lucru:

      Avantaj: bugetul din "Istoric" se va face din valoarea facturii (cu excepția cazului în care doriți să schimbați acest lucru din spațiul de administrare) minus orice costuri, cum ar fi costurile de transport, astfel permițându-vă să vizualizați marja.

      Desigur, toate aceste informații pot fi găsite, de asemenea, în Simple CRM.

Dacă mergeți la o listare a unei companii sau a unei persoane de contact, veți găsi atașate în zona "Proiect" diferitele rapoarte de istoric comercial.

Lista roșie de produse

        Liniile în roșu sunt liniile produselor al căror stoc este la limita minimă.

Produsul nou creat este roșu

      Ați creat un produs, dar nu ați introdus încă un stoc de produse.

Prin urmare stocul este zero, este normal pentru Simple ERP să vă avertizeze că stocurile sunt prea mici.

Pentru a introduce elemente în inventarul dvs., trebuie să mergeți la "Inventar" și adăugați produse în stoc.

         Introduceți în titlu și, eventual, în spațiul "Note" o explicație clară. Se adaugă "Societatea"sau "Contactul" și se face clic pe "Adaugă produse". Se adaugă produsul nou creat și se apasă pe "Validează mișcările de stoc". Apăsați apoi pe "Înregistrați".

Gestionarea transformării unui produs în Simple ERP

      Imaginați-vă că aveți de vânzare plăci (metalice, din lemn, plastic, etc).

Nu aveți nicio placă de un metru lungime (Placă 1m), dar aveți foarte multe plăci de doi metri (Placă 2m).

      Vă decideți să tăiați 100 de plăci de doi metri pentru a produce astfel 200 de plăci de un metru lungime.

Veți avea nevoie să mergeți în "Inventar" -> "Retrage din stoc" și să eliminați stocul de 100 de plăci (Placă 2m). Introduceți în titlu și / sau în spațiul "Note" o explicație clară. Se adaugă "Societatea"sau "Contactul" și se face clic pe "Adaugă produse". Se adaugă cele 100 de plăci de doi metri (Placă 2m) și se apasă pe "Validează mișcările de stoc". Apăsați apoi pe "Înregistrați".

Apoi, în "Inventar" -> "Adaugă în stoc", adăugați stocul nou creat de 200 de plăci noi (Placă 1m), urmând o procedură asemanatoare.

      Pentru trasabilitate completă, puteți, înainte de a introduce aceste mișcări, să creați un dosar istoric pentru a lega cele două mișcări într-un singur dosar, permițându-vă să conectați mai ușor aceste două operații.

Mișcările de stoc legate de un produs

      În Simple ERP se pot vedea, în orice moment, mișcările de stoc legate de un produs.

Pentru aceasta urmați pașii:

- Mergeți la "Produs";
- Faceți clic pe produsul țintă;
-Veți vedea în detaliile produsului toate mișcările de stoc.

Utilizarea casetei de selectare "Activează gestiunea stocului"

      Unele produse nu necesită gestionarea stocurilor.

Acesta este cazul, de exemplu, produselor virtuale, cum ar fi: software-ul, o carte electronică, o vacanță, închirierea sau furnizarea unui serviciu. În acest caz, caseta de selectare "Activează gestiunea stocului" trebuie debifată.

Gestionarea depozitelor

      Simple ERP permite gestionarea stocurilor aflate în depozite.

În cazul în care lucrați în mai multe depozite, creați locații diferite de stocare ( o locație pentru fiecare depozit ) pentru o gestionare optimă.

Dacă aveți un depozit foarte mare, este recomandată crearea mai multor zone de depozitare pentru a lucra în condiții optime.

Exemplu: Depozit Paris - Zona A, Depozit Paris - Zona B, etc.

Pornirea rapidă a Simple ERP

      Acest minighid vă permite să configurați și să învățați repede utilizarea aplicației Simple ERP.

Simple CRM și Simple ERP funcționează în paralel. Puteți naviga de la un modul la altul fără griji, datorită butoanelor prevăzute în acest scop în meniul principal.

O  INTERACTIUNE de tip ERP (deviz / ofertă, comandă, factură sau aviz de expediție), se numește  SUPERINTERACTIUNE.

      Din moment ce ambele module funcționează în paralel, puteți găsi aceleași informații în fiecare dintre ele.
Exemplu: dacă creați o SUPERINTERACTIUNE astăzi în ERP, cum ar fi un deviz, veți vedea această SUPERINTERACTIUNE în "Desktop Simple CRM". În cazul în care, în "Desktop Simple CRM", faceți clic pe această  SUPERINTERACTIUNE, ea va trece automat în ERP. Dacă modificați această SUPERINTERACTIUNE și faceți clic pe "Înregistrare", veți reveni automat în Simple ERP.

Pe scurt, utilizarea Simple ERP nu vă va face să pierdeți reperele, veți lucra într-un mediu care vă este probabil familiar, un spațiu de lucru care are exact aceeași logică cu cel pe care îl știți deja.

      Să revedem acum elementele pe care trebuie să le configurați astfel încât Simple ERP să funcționeze corect.



1. Spațiul "Admin"

      Pentru a putea utiliza Simple ERP, trebuie făcute mai întâi setările.

Setările se fac în spațiul "Admin ERP":

"Admin ERP" este compus dintr-o serie de ferestre numerotate. Este imperativ să se urmeze ordinea propusă pentru configurare.


-"Societate emițătoare": O societate emițătoare este o companie care crează devize, comenzi, facturi, avize de expediție în Simple CRM / ERP. Puteți avea mai mulți emitenți, fiecare va avea numerotare unică.

-"Referințe": Referințele sunt unice pentru a vă ajuta să faceți distincția între devize, comenzi, facturi și avize de expediție ( bonuri de livrare ). Puteți fie să le modificați, fie să le lăsați ca atare. Vă rugăm să rețineți că, dacă aveți mai multi emitenți, sunt necesare referințe diferite pentru fiecare companie.

-"Model de document": De aici vă puteți crea și personaliza documentele. Aveți grijă să modificați aceste modele pentru a insera "Condițiile" și alte informații legale importante. Atenție: dacă doriți să aplicați reduceri, trebuie să alegeți modelele de documente cu reduceri. Pentru mai multe informații despre crearea de documente, a se vedea explicația dedicată: Crearea unui model de document (șablon) cu Simple ERP

-"Gestiunea taxelor": Veți fi capabili de a crea / modifica de exemplu, rata curentă de TVA.

-"Gestiunea unităților": Aici puteți crea / edita / dezactiva unitățile disponibile.

-"Gestiunea depozitelor": Dacă lucrați cu mai multe depozite, vă puteți crea diferite locuri de depozitare. Sfat: dacă aveți un depozit foarte mare, puteți crea zone pentru a vă gestiona mai bine stocurile.
Exemplu: Depozit Paris - Zona A, Depozit Paris - Zona B, etc.

-"Categorii de produse": Categoriile vă permit să stocați produsele pe familii pentru a le găsi mai ușor.

-"Parametri ERP": Reprezintă setările sensibile care vă permit să definiți automatizarea ERP-ului, cum ar fi atunci când se aplică mișcarea stocurilor (la comandă, la factură sau la livrare) .

-"Drepturi de utilizator": Aici setați cine poate face și ce.



FOCUS PE SETĂRILE ERP

       Setările ERP sunt multe și, uneori, un pic mai complexe pentru a le înțelege.

Vom revizui opțiunile disponibile.

Setări generale

 - Generarea automată a facturii după o vânzare câștigată : Acest pas vă permite să activați crearea automată a unei facturi dintr-o interacțiune de vânzări la trecerea în etapa "Vânzare - 06 - Vânzare câștigată".

 - Modificarea stocului: Dacă doriți ca din stoc să fie scăzute automat elementele necesare pentru o livrare, după procesul de vânzare, puteți alege momentul când această acțiune va fi efectuată în mod automat (la lansarea comenzii, la facturare sau la livrare). Dacă nu doriți ca stocul să fie schimbat în mod automat, această opțiune este de asemenea disponibilă.

 - În proiecte sunt limitari: îndată ce se creează o superinteracțiune, un proiect care va include toate versiunile de documente, caietul de sarcini, precum și comanda sau factura este creat pentru centralizarea istoricului complet al vânzării și asigurarea trasabilitătii depline. Acest dosar al istoricului oferă bugetul total. A se vedea explicația completă: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/06/entitatea-istoric.html
În funcție de activitatea întreprinderilor, nu toate companiile doresc să se vadă aceeasi sursă a bugetului. Puteți alege ca bugetul proiectului să se calculeze pe baza devizului, a comenzii, a facturii sau a dispoziției de livrare.

 - Validarea automată a mișcărilor de stoc: Acest lucru economisește timp, dar este nevoie de testare înainte de generalizare.

 - Pentru a comanda în afara stocului: Activați dacă doriți să permiteți această posibilitate.

 - Numar de zecimale (de la 0 la 6): Numărul recomandat de zecimale este de 2.

 - Marjă suplimentară pe documente: pentru a fi utilizate numai pentru aspecte foarte specifice documentului.

 - Activarea gestionării achizițiilor: Managementul achizițiilor permite crearea de "bon de comandă pentru achiziții", care include referințe din catalogul furnizorului dumneavoastră.


 Parametri contabilitate

       Codul contabil al jurnalului de vânzări: Acest câmp vă permite să introduceți codul jurnalui de vânzări al programului dumneavoastră de contabilitate. Acest cod va fi exportat în fișierul de export contabil generat de Simple CRM si va permite contabilului dumneavoastră să importe automat intrările în software-ul său de contabilitate.



Memento prin e-mail pentru facturi neachitate 

       La D + 1 fată de termenele maxime de plată, Simple ERP poate trimite un memento al unei facturi neplătite.

Pentru aceasta, avem nevoie de o persoană de contact responsabilă pentru plata facturilor.

Această configurare vă permite să specificați datele de contact către care va fi trimis memento-ul.

       În cazul în care doriți să modificați textul e-mailului, trebuie să mergeți la Simple CRM -> Admin CRM -> 6. Modele de e-mail -> Căutati modelul de tip ADMINISTRATIV, numit "E-mail factură(i) neplătită( e) ".

Mai multe informații în explicația dedicată: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/cum-de-seta-memento-factura-prin-e-mail.html



2. Catalog de Produse / Servicii


       După realizarea acestei configurări de bază veți putea crea catalogul de produse și servicii.

Mergeți la "Produs", apoi faceți clic pe "Adaugă un Produs".

Numai partea "Vânzare" este obligatorie. Dacă nu doriți să gestionați cumpărarea, nu este nevoie de a finaliza partea de cumpărare.

În cazul în care nu gestionați stocul, nu uitați să debifați această opțiune în partea de jos.

       Rețineți că "NOTA" descriptivă a produsului poate fi modificată, dacă este necesar, pentru elaborarea unui document tip deviz, bon de comandă, factură sau bon de livrare ( aviz de expediție ).


După ce produsele au fost create, dacă aveți stoc, trebuie să stabiliți nivelurile stocurilor inițiale. Pentru a realiza acest lucru, vă rugăm să citiți această explicație: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/adaugarea-produselor-in-stoc-cu-simple.html



3. De reținut

       Simple ERP vă permite să urmăriți un proces complet de lucru: "Deviz" -> transformare în "Comandă" -> transformare în "Factură" -> transformare în "Aviz de expediție" ( sau "Bon de livrare" )  -> gestionarea mișcărilor de stoc.

În unele cazuri, aceste etape pot fi mai multe sau mai puține. Astfel, dacă este necesar, puteți crea o factură direct, de exemplu, în cazul unor contracte de livrări repetate ale unor produse sau servicii sau în cazul folosirii unui contor de vânzare.

      Atunci când creați o ofertă si o transformați, de exemplu, în comandă, cantitatea de produse sau servicii selectate poate fi modificată în funcție de rezultatul negocierilor cu clientul.

Se pot face mai multe versiuni ale unui deviz (ofertă) sau comandă. Numai facturile și avizele de expediție ( bonurile de livrare ) pot fi emise doar o singură dată.



4. Informații importante

       Acest site conține un meniu în dreapta care are mai multe explicații specifice.

Toate explicațiile referitoare la ERP au prefixul "ERP" în modulul de sortare din dreapta.

Iată câteva link-uri cheie pentru a vă ajuta în activitatea dvs:
Adăugarea de comentarii în liniile produselor în documentele comerciale
Gestionarea numerotării documentelor ERP
Facturarea unei comenzi în mai multe tranșe cu Simple ERP
Facturarea pentru clienții care plătesc imediat sau la termen
Vizualizarea documentelor comerciale dintr-un anumit interval de timp

5. Acces gratuit pentru contabilul dumneavoastră

       Contabilul dvs. poate avea acces la Simple ERP.

Există o licență specială în acest scop inclusă în abonament.

Acest lucru permite contabilului să fie autonom și să preia toate informațiile de care are nevoie pentru a realiza contabilitatea dvs. Explicație completă aici: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/search/label/ERP%20-%20Contabilitate

Crearea și înregistrarea documentelor în Simple ERP

 
     Simple ERP permite crearea unei serii de documente în format PDF.

Aceste documente sunt, în ordinea de creare posibilă:
- Deviz (Ofertă);
- Formular de comandă;
- Factură;
- Aviz de expediție.
Fiecare document moștenește setările din documentul din care provine.

      Exemplu: Factura generată de la o comandă de aprovizionare (Formular de comandă), transformată în vânzare realizată, moștenește societatea afiliată, persoana de contact și produsele conexe.

Dacă este necesar, se pot schimba liniile produselor de la un document la altul.

      Exemplu: Aveți 3 produse în ofertă. Le convertiți în comandă. Clientul dumneavoastră vă spune că el vrea în cele din urmă 4 produse. Puteți să adăugați produse la "Formularul de comandă" pentru a genera o nouă comandă în PDF. Se pot face mai multe versiuni ale unui deviz sau ale bonului de comandă. Numai facturile și avizele de expediție pot fi emise doar o singură dată.

Nu uitați: nu trebuie să treceți prin toate etapele (Deviz, Formular de comandă, etc.). În cazul unei vânzări imediate puteți crea direct factura.

      Desigur, toate documentele comerciale create sunt legate direct de Societatea și de persoana de contact înregistrată în Simple CRM.

Gestionarea de documente cu mai multe rate diferite de TVA

     Simple ERP gestionează perfect documente cu mai multe rate diferite de TVA.

Exemplu: sunteți o societate furnizoare de băuturi alcoolice (cu o rată a TVA-ului de 20%) si băuturi răcoritoare fără continut de alcool (cu o rată a TVA-ului de 9%). Pe o comandă a unui client aveți 2 produse, unul cu TVA de 20%, celălalt ca TVA de 9%.
      Puteți emite o singură factură care să cuprindă ambele produse, fiecărui produs în parte fiindu-i alocată rata de TVA corespunzătoare.

Vizualizarea documentelor comerciale dintr-un anumit interval de timp

     Pentru a vizualiza documente trebuie doar să utilizați filtre în aceste entități.

Pentru a face acest lucru, selectați următoarele setări:

Stare: toate stările sau o anumită stare vizată de dvs;
Data: selectați perioada;
Utilizator: debifați-i pe toți pentru a avea toți utilizatorii, sau selectați-i pe cei vizați;
Faceți clic pe "Căutare".

   
  Desigur, puteți restrânge căutarea prin specificarea unui anumit "Emitent", dacă lucrați cu mai multe societăți.

Limitarea voluntară a graficului din partea superioară

        Pentru a maximiza vizibilitatea informațiilor, Simple ERP utilizează aceeași logică ca și Simple CRM, adică afișarea grafică a celor mai mari 20 de afaceri, deschise sau în curs.

      Într-adevăr, dacă aveți, de exemplu, 150 de cazuri inițiate sau în curs de desfășurare, veți avea 150 de bastonașe mici, ale căror informații ar fi imposibil de citit.

      Graficul cu bastoane grafice a fost limitat în mod voluntar la afișare, fată de tipul Camembert de afișaj grafic care redă toate informațiile.

Lucrul cu depozite multiple și / sau produse multiple

      În cazul în care lucrați în mai multe companii, este posibil să doriți într-o zi să vedeți rapoartele de inventar și / sau miscarile de stoc, pentru una dintre societăti.

Mai mult decât atât, în general, o companie detine propriul stoc, dar ea a decis să lucreze în comun cu o altă societate în aceeași aplicație Simple CRM / ERP.

Există două soluții: fie depozite multiple, fie produse multiple. Depinde de dumneavoastră să alegeți soluția care vi se potrivește cel mai bine.


      DEPOZITE MULTIPLE

Aceasta este cea mai simplă soluție: crearea unui depozit pentru fiecare companie, deoarece filtrarea per depozit este posibilă prin intermediul PRODUSULUI.

      PRODUSE MULTIPLE

O altă posibilitate este de a crea mai multe produse, și anume câte unul pentru fiecare societate.

Exemplu: Societățile "Papetărie Paris" și "Papetărie Lyon" folosesc aceeași aplicație Simple CRM deoarece fac parte din același grup.

Prin urmare, acestea vor crea în categoria de PRODUS "Pix si Stilou" următoarele produse:

Pix - Bic / Paris
Pix - Bic / Lyon
Pix - Parker / Paris
Pix - Parker / Lyon


      Astfel, pentru a vedea starea produselor in stocul Paris, doar mergeți și scrieți PRODUSUL / Paris în numele produsului și aplicați filtrul.

Această soluție este aleasă în cazul în care companiile folosesc în comun stocurile lor.

Adăugarea produselor în stoc cu Simple ERP

      Pentu a adăuga produse în stoc mergeți la: "Meniul Principal" -> "Inventar" -> Faceți clic pe butonul: "Adaugă în stoc" -> Alocare titlu în: "Subiect" -> Numele furnizorului în: "Societate" sau "Contact" -> Starea interacțiunii: "În curs", apoi faceți clic pe: "Adaugă Produse".

            Adăugați produsele vizate, apoi faceți clic pe "Înregistrați".

            Confirmați mișcarea stocului din meniul inventarului (alegeți acțiunea "Validează mișcările de stoc") si "Înregistrați".

Diferența dintre produs și inventar în Simple ERP

      "Produs"- reprezintă starea stocului de produse în timp real.
Acest lucru este valabil și în cazul în care vă creați noi produse sau arhivati unele produse care dispar.

Dacă faceți clic pe un nume de produs, puteți vizualiza starea stocurilor pentru acest produs pe depozite. De asemenea, puteți vizualiza toate mișcările (mișcări de intrare și de ieșire) pentru acest produs.

      "Inventar"- vă permite să efectuați mișcări de intrare sau de ieșire a produselor.

Din inventar puteți lista toate mișcările făcute într-un anumit interval de timp. Veți putea vedea pe o perioadă de timp bine definită, mișcările pentru mai multe produse diferite, cu capacitatea de a filtra, de exemplu, pe depozite, societăți emitente, etc.

Retragerea produselelor din stoc

      Există două cazuri: vânzarea sau îndepărtarea manuală.

În cazul unei vânzări, reducerea stocului se face în mod automat. doar mergeți în "INVENTAR" și validați mișcarea.

Dacă este necesar, puteți elimina produsele din stoc ca parte a unui proces de transformare (a se vedea caz practic aici) sau declasare. În acest caz se merge întotdeauna la "INVENTAR" și se face clic pe butonul "RETRAGE DIN STOC".

Schimbarea designului documentelor generate cu Simple ERP

      Pentru a schimba designul documentelor:

- Mergeți la modulul "Simple ERP";
- Mergeți la "Admin ERP";
- Faceți clic pe caseta "Model de document";
- Faceți clic pe unul dintre modele (de exemplu: Deviz);
- În "Design Model" alegeți, de exemplu, "Gri Modern 1" (puteți verifica modelele disponibile aici);
- Salvați Modelulul de document.

      Puteți genera apoi un document comercial (de exemplu, un deviz).
PDF-ul generat va utiliza modelul ales.