Avizul de expediție

       Oricare ar fi afacerea dvs., este esențial să existe o înregistrare scrisă care arată că le-ați livrat bunul sau serviciul vândut.

Un aviz de expediție tipărit și semnat de către client este dovada acestei finalizări pozitive.

        Simple ERP vă permite să emiteți acest document. După ce documentul este semnat, puteți apoi să-l scanați (sau să-l fotografiați) și să-l stocați în Simple CRM / ERP.

Etapele livrării

      Cu Simple ERP se pot urmări etapele livrării.

Livrare - 2 - Transfer furnizor : ați transferat cererea de livrare la o companie de livrare externă. Deci, sunteți în această etapă, în așteptarea prețului;
Livrare  - 3 -Evaluare costuri de transport: fie studiați un deviz (ofertă) de la un operator de transport extern, fie studiați costul transportului cu un mijloc de transport propriu;
Livrare - 4 - Acord financiar: ați validat modalitatea de transport;
Livrare - 5 - Confirmare: Așteptați validarea din partea clientului final sau a transportatorului extern;
Livrare - 6 - Plata: trebuie să plătiți un operator de transport pentru ca livrarea să fie făcută;
Livrare - 7 - Recepție pozitivă: clientul a efectuat recepția, a semnat pentru primirea produselor cumpărate și puteți ajunge cu această interacțiune în stadiul "Terminat".
Livrare - 8 - Recepție negativă: clientul a refuzat să semneze recepția și, prin urmare, trebuie să creați un tip de interacțiune de tip "Suport" pentru a găsi o soluție.
Desigur, nu toate companiile utilizează acest proces complex.

Pentru multe companii, procesul este pur și simplu: Emiterea "Avizului de expediție" -> Livrare - 5 - Confirmare -> apoi recepție pozitivă sau negativă.

Crearea și înregistrarea documentelor în Simple ERP

 
     Simple ERP permite crearea unei serii de documente în format PDF.

Aceste documente sunt, în ordinea de creare posibilă:
- Deviz (Ofertă);
- Formular de comandă;
- Factură;
- Aviz de expediție.
Fiecare document moștenește setările din documentul din care provine.

      Exemplu: Factura generată de la o comandă de aprovizionare (Formular de comandă), transformată în vânzare realizată, moștenește societatea afiliată, persoana de contact și produsele conexe.

Dacă este necesar, se pot schimba liniile produselor de la un document la altul.

      Exemplu: Aveți 3 produse în ofertă. Le convertiți în comandă. Clientul dumneavoastră vă spune că el vrea în cele din urmă 4 produse. Puteți să adăugați produse la "Formularul de comandă" pentru a genera o nouă comandă în PDF. Se pot face mai multe versiuni ale unui deviz sau ale bonului de comandă. Numai facturile și avizele de expediție pot fi emise doar o singură dată.

Nu uitați: nu trebuie să treceți prin toate etapele (Deviz, Formular de comandă, etc.). În cazul unei vânzări imediate puteți crea direct factura.

      Desigur, toate documentele comerciale create sunt legate direct de Societatea și de persoana de contact înregistrată în Simple CRM.

Vizualizarea documentelor comerciale dintr-un anumit interval de timp

     Pentru a vizualiza documente trebuie doar să utilizați filtre în aceste entități.

Pentru a face acest lucru, selectați următoarele setări:

Stare: toate stările sau o anumită stare vizată de dvs;
Data: selectați perioada;
Utilizator: debifați-i pe toți pentru a avea toți utilizatorii, sau selectați-i pe cei vizați;
Faceți clic pe "Căutare".

   
  Desigur, puteți restrânge căutarea prin specificarea unui anumit "Emitent", dacă lucrați cu mai multe societăți.

Ajustarea lățimii coloanelor de devize, comenzi, facturi

       Lățimea coloanelor devizelor, facturilor, avizelor de expediție generate de Simple ERP este autoadaptivă, se adaptează automat la lățimea conținutului.

Lățimea coloanelor prețurilor și cantităților este configurată inițial pentru 10 cifre. Chiar dacă acest număr de cifre este depăsit, prețul și cantitatea trecute în document, pentru un produs sau serviciu,  vor rămâne pe o singură linie.

Apoi, lățimea rămasă este atribuită denumirii produsului sau serviciului, denumire care se poate întinde pe mai multe linii.

Ascunderea prețurilor de pe notele de livrare în Simple ERP

     Modulul Simple ERP poate genera documente de afaceri în PDF cu Simple CRM.

Prin urmare, acesta este un modul de management al afacerii și în același timp software de facturare.

Pe anumite tipuri de documente (note de livrare, etc.), nu afișează neapărat prețurile.

Pentru a ascunde prețurile de pe documente, trebuie să deschideți modelul de document și să debifați "Afișează prețurile pe document".

     Pentru a face acest lucru:
- Mergeți în modulul "Simple ERP" (Meniu principal -> Simple ERP);

- Mergeți la "Admin ERP" (Meniu principal -> Admin ERP);

- Faceți clic pe caseta "3. Model de document";
- Faceți clic pe modelul documentului în cauză;
- Debifați "Afisează prețurile pe document";

- Faceți clic pe "Înregistrați".

Apoi, utilizând acest model în documente, nici prețul produselor, nici totalul sau TVA-ul va fi afișat.

Trimiterea documentelor de afaceri clienților prin e-mail cu Simple ERP

     Pentru a trimite un document de afaceri (deviz / factură proforma, comandă, factură, etc.) prin e-mail, urmați procedura de mai jos. În exemplul nostru, vom crea și trimite o factură.

1) În modulul Simple ERP creați o factură, apoi generați factura în format PDF.

2) Odată PDF-ul generat, fișierul apare în documentele interacțiunii pe "Factură".
Faceți clic pe numele fișierului pentru a descărca factura.

                       3) În interacțiune, treceți cu mouse-ul peste pictograma de lângă numele contactului atasat. O fereastră pop-up se deschide, faceți clic pe plic pentru a crea un e-mail către contact.

                   4) Un spațiu liber de e-mail apare la contactul vizat. Atașați fișierul PDF la e-mail și trimiteți-l.

Adăugarea de comentarii în liniile produselor în documentele comerciale

     În documentele generate de modulul de facturare on-line Simple ERP puteți adăuga un comentariu pe fiecare linie a produselor din documente.

Pentru aceasta faceți clic pe pictograma "comentariu":

Această pictogramă afișează caseta de comentariu a liniei de produs în cauză.
Puteți introduce un comentariu în această casetă.

               Acest comentariu va apărea în caractere cursive în PDF-ul care va fi generat.