Limitarea accesului unor utilizatori la anumite contacte, societăți și interacțiuni și permiterea accesului deplin pentru alți utilizatori

       În Simple CRM puteți limita accesul unui utilizator doar la anumite contacte, societăți și interacțiuni care îl afectează în mod direct. Cu toate acestea, unii utilizatori ar trebui să aibă acces la toate contactele.

Exemplu: comercializarea pe zone geografice, stagiari, zone defavorizate, etc.

       Pentru aceasta trebuie să creați un proiect de utilizator cu drepturi limitate.
Un utilizator de proiect este un utilizator care nu vede nimic, decât ceea ce îi este permis să vadă din proiectele la care a fost invitat să lucreze.

Procedați după cum urmează:

1) În modulul "Admin CRM" modificați tipul de utilizator pentru fiecare utilizator căruia doriți să-i limitați drepturile (îl treceți ca "Utilizator de Proiect" și apăsați pe "Înregistrați").

2) Creați (sau modificați) un proiect non-public pentru utilizatorul vizat:
- Denumiți proiectul, de exemplu "Prospectare Regiunea Sud-Est";
- Debifați "proiect public";
- Înregistrați proiectul.

3) Atribuiți proiectul către utilizatorul în cauză:
- În lista de utilizatori de proiect, selectați utilizatorul.
- Faceți clic pe "Înregistrați".

4) În cadrul proiectului, atașați contactele care sunt atribuite utilizatorului cu drepturi limitate. După fiecare societate atașată apăsați pe "Înregistrați".

5) Ultima etapă: atribuiți un proiect implicit pentru utilizator așa cum s-a explicat în acest articol.


În acest fel:

- Fiecare "Utilizator de proiect" are acces doar la contactele, companiile și interacțiunile care se referă la el și numai la acelea;

- Alți utilizatori asociați vor avea acces la contactele, companiile și interacțiunile implicate;

- Administratorii vor avea acces la toate informațiile, indiferent de tipul lor.

Pentru a afla cum să gestionati proiecte, vă rugăm să consultați documentația Simple CRM aici: http://crm-pour-pme.fr/pdf/DocumentationSimpleCRMv2_0.pdf

A se vedea paginile 46 și următoarele pentru managementul proiectelor, precum și paginile 70 și următoarele pentru gestionarea tipurilor de utilizatori.


       Exemplu practic

Petru este un agent comercial care gestionează un portofoliu de 200 de clienți din zona geografică Sud-Est", el ar trebui să-i contacteze în mod regulat.

Aici este procedura pentru a limita accesul lui Petru numai la cei 200 de clienți:

1) În modulul "Admin CRM" administratorul Simple CRM modifică tipul de utilizator al lui Petru. Din "Utilizator", Petru devine "Utilizator de proiect".

2) În modulul "Proiect", administratorul Simple CRM crează un proiect non-public numit "Prospectare Regiunea Sud-Est." El adaugă utilizatorul Petru la acest proiect.

3) Administratorul Simple CRM selectează și adaugă clienții lui Petru în proiect, fie unul câte unul, fie în mod direct dintr-un centru de interes folosind datele culese printr-o campanie de prospectare.
Puteți vedea explicația video aici: https://www.youtube.com/watch?v=EjVqA2KCK-o

4) Gata! Petru nu vede clienții, cu excepția celor care au fost atașați de administrator prin proiectul "Prospectare Regiunea Sud-Est."


5) Pasul final: atribuirea proiectului implicit lui Petru așa cum s-a explicat în acest articol.

       Repartizarea clienților către alți agenți comerciali

Să presupunem că Petru părăsește compania. A venit Pavel, care preia portofoliul de clienți ai lui Petru.

Iată cum se atribuie toți clienții lui Petru către Paul:

1) Deschideți proiectul "Prospectare Regiunea Sud-Est";

2) Se elimină accesul lui Petru la acest dosar;

3) Adăugați utilizatorul Paul în acest dosar;

4) Gata! În 4 clicuri, ați atribuit lui Paul clienții lui Petru.

Ștergerea definitiva a unui element în Simple CRM

       Pentru a nu șterge informații importante din greșeală, Simple CRM nu șterge elemente, ele sunt  arhivate.

Pentru a arhiva un element în Simple CRM:

1) Mergeți la fișa (dosarul) elementului relevant (contact, societate, proiect, etc.);

2) Dați clic pe "Modificați";

3) Apare o fereastra de modificare a elementului;

4) Faceți clic pe "Arhivați", apoi faceți clic pe "OK" la mesajul de confirmare.

5) Elementul apare în lista de elemente arhivate (în partea de jos a modulelor Contact, Societate, Proiect, etc.).

În cazul în care doriți să ștergeți definitiv elementele arhivate:

1) Mergeți la modulul "Admin" (Meniul superior -> "Admin");

2) Faceți clic pe "Ștergerea Arhivei";

3) Urmați instrucțiunile.

Gestionarea unei excursii pentru mai multe persoane într-o agenție de turism

       Pentru a gestiona dosarele de rezervare, utilizați proiectele Simple CRM.

1) Mergeți la modulul "Proiect" (Meniul superior -> "Proiect");
2) Faceți clic pe "Adăugați un proiect";
3) În numele proiectului, introduceți de exemplu "Dosar de Rezervare / Bali / All inclusiv / 2 persoane";
4) În "Data de început", introduceți data de începere, iar în "Data limită", introduceți data de întoarcere;
5) Faceți clic pe "Înregistrați".

       Odată ce dosarul de rezervare este creat, asociați în dosar datele de contact ale calatorilor:

1) Derulați în jos la secțiunea "Societăți și Contacte corelate proiectului";
2) Pentru fiecare călător, introduceți numele în "Contact". În cazul în care există deja contactul în  Simple CRM, selectați-l, dacă nu, faceți clic pe butonul "Creați un contact". Faceți clic apoi pe butonul "Înregistrați";
3) Repetați pasul 2 pentru fiecare călător.

       Această opțiune de rezervare vă va permite de asemenea să centralizați documentele de călătorie: bilete de avion, confirmări, rezervări hoteliere sau activități, bilete de vizită la muzee și monumente, etc.

Pentru a adăuga un document la dosarul de rezervare:

1) Deschideți proiectul vizat;
2) Derulați în jos la lista de interacțiuni ale proiectului;
3) Faceți clic pe "Adăugați o interacțiune";
4) Introduceți numele documentului, de exemplu, "Rezervări / Hotel Holiday Inn Bali / de la 25 august la 30 august /2 persoane";
5) În câmpul "Tip de interacțiune", selectați de exemplu, "Achiziții -5- Bon de comandă";
6) Faceți clic pe "Adăugați un document";
7) Faceți clic pe "Add files", selectați fișierul stocat în calculatorul (tableta) dvs.;
8) Faceți clic pe "Start Upload";
9) Faceți clic pe "Înregistrați".
Observație: Dacă documentul este online, completați câmpurile "Numele documentului" și "Copiaţi-Lipiţi adresa URL a unui document", apoi apăsați pe butonul "Adăugaţi un document online".

Atașarea la un proiect a unei persoane de contact sau a unei companii

       Deschideți proiectul vizat în Simple CRM.

În lista de companii și contacte în legătură cu proiectul, faceți clic pe câmpul de companie și tastați câteva litere ale companiei.

Odată ce societatea apare în listă, selectați-o.

Câmpul de contact afișează acum contactele legate de această societate.

Alegeți contactul din listă.

       De asemenea, puteți atașa un proiect de un contact fără companie. Pentru aceasta, căutați în mod direct un contact fără a alege în prealabil societatea.

Atribuirea un proiect implicit unui utilizator

      Pentru a aloca un proiect implicit la un utilizator de proiect:

1) Conectați-vă la Simple CRM ca Administrator ( mergeți la "Admin CRM": Meniul principal -> Admin CRM );

2) Faceți clic pe "Lista utilizatori";

3) Faceți clic pe numele utilizatorului de proiect vizat;

4) În "Proiect implicit", selectați proiectul;

5) Faceți clic pe butonul "Înregistrați";

     În acest fel, de fiecare dată când utilizatorul de proiect creează un contact sau o companie, acea persoană de contact sau companie va fi automat atașată la proiect.

Atribuirea persoanelor de contact și companiilor într-un proiect

     Utilizatorii de proiect au drepturi limitate de acces la informațiile din Simple CRM. Persoanele de contact, companiile, interacțiunile autorizate trebuie să fie incluse într-un proiect legat de utilizatorul proiectului. Referitor la acest subiect a se vedea FAQ: "Limitarea accesului unor utilizatori la anumite contacte, parteneriate și interacțiuni, permiterea accesului deplin al altor utilizatori".

      După un import de date (a se vedea: "Importul datelor de contact în format CSV"), dacă doriți să atribuiți contacte nou importate și companii la un utilizator de proiect, urmați pașii de mai jos:

1) Mergeți la modulul de interogare (Meniul superior -> Cerere)

2) Dați clic focalizarea corespunzătoare pentru a importa (de exemplu: "Import 2015-08-05 03:22:45").
Faceți clic pe "Căutare".

3) Veți obține o listă a persoanelor de contact și a companiilor importate.
Faceți clic pe butonul: "Adăugați la proiect".

4) O pagină va apărea, permițându-vă să alegeți proiectul care implică persoanele de contact și companiile importate.
Selectați proiectul și faceți clic pe butonul "Adăugați la Proiect".

      Contactele și companiile sunt acum legate de proiectul specificat.