Crearea și înregistrarea documentelor în Simple ERP

 
     Simple ERP permite crearea unei serii de documente în format PDF.

Aceste documente sunt, în ordinea de creare posibilă:
- Deviz (Ofertă);
- Formular de comandă;
- Factură;
- Aviz de expediție.
Fiecare document moștenește setările din documentul din care provine.

      Exemplu: Factura generată de la o comandă de aprovizionare (Formular de comandă), transformată în vânzare realizată, moștenește societatea afiliată, persoana de contact și produsele conexe.

Dacă este necesar, se pot schimba liniile produselor de la un document la altul.

      Exemplu: Aveți 3 produse în ofertă. Le convertiți în comandă. Clientul dumneavoastră vă spune că el vrea în cele din urmă 4 produse. Puteți să adăugați produse la "Formularul de comandă" pentru a genera o nouă comandă în PDF. Se pot face mai multe versiuni ale unui deviz sau ale bonului de comandă. Numai facturile și avizele de expediție pot fi emise doar o singură dată.

Nu uitați: nu trebuie să treceți prin toate etapele (Deviz, Formular de comandă, etc.). În cazul unei vânzări imediate puteți crea direct factura.

      Desigur, toate documentele comerciale create sunt legate direct de Societatea și de persoana de contact înregistrată în Simple CRM.

Vizualizarea documentelor comerciale dintr-un anumit interval de timp

     Pentru a vizualiza documente trebuie doar să utilizați filtre în aceste entități.

Pentru a face acest lucru, selectați următoarele setări:

Stare: toate stările sau o anumită stare vizată de dvs;
Data: selectați perioada;
Utilizator: debifați-i pe toți pentru a avea toți utilizatorii, sau selectați-i pe cei vizați;
Faceți clic pe "Căutare".

   
  Desigur, puteți restrânge căutarea prin specificarea unui anumit "Emitent", dacă lucrați cu mai multe societăți.

Limitarea voluntară a graficului din partea superioară

        Pentru a maximiza vizibilitatea informațiilor, Simple ERP utilizează aceeași logică ca și Simple CRM, adică afișarea grafică a celor mai mari 20 de afaceri, deschise sau în curs.

      Într-adevăr, dacă aveți, de exemplu, 150 de cazuri inițiate sau în curs de desfășurare, veți avea 150 de bastonașe mici, ale căror informații ar fi imposibil de citit.

      Graficul cu bastoane grafice a fost limitat în mod voluntar la afișare, fată de tipul Camembert de afișaj grafic care redă toate informațiile.

Ajustarea lățimii coloanelor de devize, comenzi, facturi

       Lățimea coloanelor devizelor, facturilor, avizelor de expediție generate de Simple ERP este autoadaptivă, se adaptează automat la lățimea conținutului.

Lățimea coloanelor prețurilor și cantităților este configurată inițial pentru 10 cifre. Chiar dacă acest număr de cifre este depăsit, prețul și cantitatea trecute în document, pentru un produs sau serviciu,  vor rămâne pe o singură linie.

Apoi, lățimea rămasă este atribuită denumirii produsului sau serviciului, denumire care se poate întinde pe mai multe linii.

Ascunderea prețurilor de pe notele de livrare în Simple ERP

     Modulul Simple ERP poate genera documente de afaceri în PDF cu Simple CRM.

Prin urmare, acesta este un modul de management al afacerii și în același timp software de facturare.

Pe anumite tipuri de documente (note de livrare, etc.), nu afișează neapărat prețurile.

Pentru a ascunde prețurile de pe documente, trebuie să deschideți modelul de document și să debifați "Afișează prețurile pe document".

     Pentru a face acest lucru:
- Mergeți în modulul "Simple ERP" (Meniu principal -> Simple ERP);

- Mergeți la "Admin ERP" (Meniu principal -> Admin ERP);

- Faceți clic pe caseta "3. Model de document";
- Faceți clic pe modelul documentului în cauză;
- Debifați "Afisează prețurile pe document";

- Faceți clic pe "Înregistrați".

Apoi, utilizând acest model în documente, nici prețul produselor, nici totalul sau TVA-ul va fi afișat.

Trimiterea documentelor de afaceri clienților prin e-mail cu Simple ERP

     Pentru a trimite un document de afaceri (deviz / factură proforma, comandă, factură, etc.) prin e-mail, urmați procedura de mai jos. În exemplul nostru, vom crea și trimite o factură.

1) În modulul Simple ERP creați o factură, apoi generați factura în format PDF.

2) Odată PDF-ul generat, fișierul apare în documentele interacțiunii pe "Factură".
Faceți clic pe numele fișierului pentru a descărca factura.

                       3) În interacțiune, treceți cu mouse-ul peste pictograma de lângă numele contactului atasat. O fereastră pop-up se deschide, faceți clic pe plic pentru a crea un e-mail către contact.

                   4) Un spațiu liber de e-mail apare la contactul vizat. Atașați fișierul PDF la e-mail și trimiteți-l.

Facturarea unei comenzi în mai multe tranșe cu Simple ERP

    Doriți să facturați o comandă unui client în mai multe tranșe, de exemplu:
- O primă factură pentru 40% din valoarea comenzii;
- O a doua factură de 30% din valoarea comenzii;
- O a treia factură, a soldului, de 30% din valoarea comenzii.

Pentru a face acest lucru:
- Creați o comandă cu Simple ERP (sau creați un deviz și îl transformați în comandă);
- Generați comanda într-un document PDF;
- După generarea documentului PDF, faceți clic pe "Facturare în tranșe".

                 Va apărea o fereastră care vă va permite să setați facturile.

                  În această fereastră:
- Eventual, alegeți modelul de factură (șablon) pentru a-l utiliza;
- Selectați comanda pentru facturare;
- Modificați numărul de facturi care urmează să fie emise (în mod implicit, 2 facturi);
- Modificați sumele în conformitate cu calendarul facturilor care urmează să fie emise;
- Verificați datele și termenele facturilor.

     Atât timp cât valoarea totală a facturilor nu este egală cu suma totală facturată, suma totală apare în roșu. Când valoarea totală a facturilor este egală cu suma totală facturată, suma totală percepută va apărea în verde și veți putea emite factura apăsând butonul "Generare Facturi".

Notă: suma totală facturată cu TVA poate fi ușor diferită (1 sau 2 bani aproximativ) de valoarea totală cu TVA a comenzii datorită rotunjirii la 2 zecimale.

     Odată ce setările de facturare sunt corecte, faceți clic pe butonul "Generare Facturi". Apare o fereastră de confirmare, faceți clic pe "OK".

După ce faceți clic pe acest buton, facturile sunt generate.

Trebuie să deschideți acum prima factură pentru a genera factura în format PDF.

Apoi, la data fiecărei facturi ulterioare, trebuie să deschideți factura pentru a genera PDF-ul.

     Simple ERP nu poate genera PDF-ul direct pentru fiecare factură. Referința fiecărei facturi, atribuită la momentul generării facturii în format PDF, trebuie să respecte ordinea de numerotare a facturilor în conformitate cu referința aleasă pentru modelul de factură.

Obținerea listei de comenzi nefacturate

Această caracteristică este disponibilă cu modulul opțional de facturare online Simple ERP.

Pentru o listă de comenzi nefacturate:

- Mergeți la modulul "Simple ERP" (Meniu principal -> Simple ERP);
- Mergeți la modulul "Factură" (Meniul de sus -> factură);
- Faceți clic pe butonul "Comenzi nefacturate".

     Veți obține o listă de comenzi nefacturate.

             Faceți clic pe unul dintre rezultate pentru a accesa comanda și a emite factura.

Adăugarea de comentarii în liniile produselor în documentele comerciale

     În documentele generate de modulul de facturare on-line Simple ERP puteți adăuga un comentariu pe fiecare linie a produselor din documente.

Pentru aceasta faceți clic pe pictograma "comentariu":

Această pictogramă afișează caseta de comentariu a liniei de produs în cauză.
Puteți introduce un comentariu în această casetă.

               Acest comentariu va apărea în caractere cursive în PDF-ul care va fi generat.