Utilizarea casetei de selectare "Activează gestiunea stocului"

      Unele produse nu necesită gestionarea stocurilor.

Acesta este cazul, de exemplu, produselor virtuale, cum ar fi: software-ul, o carte electronică, o vacanță, închirierea sau furnizarea unui serviciu. În acest caz, caseta de selectare "Activează gestiunea stocului" trebuie debifată.

Pornirea rapidă a Simple ERP

      Acest minighid vă permite să configurați și să învățați repede utilizarea aplicației Simple ERP.

Simple CRM și Simple ERP funcționează în paralel. Puteți naviga de la un modul la altul fără griji, datorită butoanelor prevăzute în acest scop în meniul principal.

O  INTERACTIUNE de tip ERP (deviz / ofertă, comandă, factură sau aviz de expediție), se numește  SUPERINTERACTIUNE.

      Din moment ce ambele module funcționează în paralel, puteți găsi aceleași informații în fiecare dintre ele.
Exemplu: dacă creați o SUPERINTERACTIUNE astăzi în ERP, cum ar fi un deviz, veți vedea această SUPERINTERACTIUNE în "Desktop Simple CRM". În cazul în care, în "Desktop Simple CRM", faceți clic pe această  SUPERINTERACTIUNE, ea va trece automat în ERP. Dacă modificați această SUPERINTERACTIUNE și faceți clic pe "Înregistrare", veți reveni automat în Simple ERP.

Pe scurt, utilizarea Simple ERP nu vă va face să pierdeți reperele, veți lucra într-un mediu care vă este probabil familiar, un spațiu de lucru care are exact aceeași logică cu cel pe care îl știți deja.

      Să revedem acum elementele pe care trebuie să le configurați astfel încât Simple ERP să funcționeze corect.



1. Spațiul "Admin"

      Pentru a putea utiliza Simple ERP, trebuie făcute mai întâi setările.

Setările se fac în spațiul "Admin ERP":

"Admin ERP" este compus dintr-o serie de ferestre numerotate. Este imperativ să se urmeze ordinea propusă pentru configurare.


-"Societate emițătoare": O societate emițătoare este o companie care crează devize, comenzi, facturi, avize de expediție în Simple CRM / ERP. Puteți avea mai mulți emitenți, fiecare va avea numerotare unică.

-"Referințe": Referințele sunt unice pentru a vă ajuta să faceți distincția între devize, comenzi, facturi și avize de expediție ( bonuri de livrare ). Puteți fie să le modificați, fie să le lăsați ca atare. Vă rugăm să rețineți că, dacă aveți mai multi emitenți, sunt necesare referințe diferite pentru fiecare companie.

-"Model de document": De aici vă puteți crea și personaliza documentele. Aveți grijă să modificați aceste modele pentru a insera "Condițiile" și alte informații legale importante. Atenție: dacă doriți să aplicați reduceri, trebuie să alegeți modelele de documente cu reduceri. Pentru mai multe informații despre crearea de documente, a se vedea explicația dedicată: Crearea unui model de document (șablon) cu Simple ERP

-"Gestiunea taxelor": Veți fi capabili de a crea / modifica de exemplu, rata curentă de TVA.

-"Gestiunea unităților": Aici puteți crea / edita / dezactiva unitățile disponibile.

-"Gestiunea depozitelor": Dacă lucrați cu mai multe depozite, vă puteți crea diferite locuri de depozitare. Sfat: dacă aveți un depozit foarte mare, puteți crea zone pentru a vă gestiona mai bine stocurile.
Exemplu: Depozit Paris - Zona A, Depozit Paris - Zona B, etc.

-"Categorii de produse": Categoriile vă permit să stocați produsele pe familii pentru a le găsi mai ușor.

-"Parametri ERP": Reprezintă setările sensibile care vă permit să definiți automatizarea ERP-ului, cum ar fi atunci când se aplică mișcarea stocurilor (la comandă, la factură sau la livrare) .

-"Drepturi de utilizator": Aici setați cine poate face și ce.



FOCUS PE SETĂRILE ERP

       Setările ERP sunt multe și, uneori, un pic mai complexe pentru a le înțelege.

Vom revizui opțiunile disponibile.

Setări generale

 - Generarea automată a facturii după o vânzare câștigată : Acest pas vă permite să activați crearea automată a unei facturi dintr-o interacțiune de vânzări la trecerea în etapa "Vânzare - 06 - Vânzare câștigată".

 - Modificarea stocului: Dacă doriți ca din stoc să fie scăzute automat elementele necesare pentru o livrare, după procesul de vânzare, puteți alege momentul când această acțiune va fi efectuată în mod automat (la lansarea comenzii, la facturare sau la livrare). Dacă nu doriți ca stocul să fie schimbat în mod automat, această opțiune este de asemenea disponibilă.

 - În proiecte sunt limitari: îndată ce se creează o superinteracțiune, un proiect care va include toate versiunile de documente, caietul de sarcini, precum și comanda sau factura este creat pentru centralizarea istoricului complet al vânzării și asigurarea trasabilitătii depline. Acest dosar al istoricului oferă bugetul total. A se vedea explicația completă: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/06/entitatea-istoric.html
În funcție de activitatea întreprinderilor, nu toate companiile doresc să se vadă aceeasi sursă a bugetului. Puteți alege ca bugetul proiectului să se calculeze pe baza devizului, a comenzii, a facturii sau a dispoziției de livrare.

 - Validarea automată a mișcărilor de stoc: Acest lucru economisește timp, dar este nevoie de testare înainte de generalizare.

 - Pentru a comanda în afara stocului: Activați dacă doriți să permiteți această posibilitate.

 - Numar de zecimale (de la 0 la 6): Numărul recomandat de zecimale este de 2.

 - Marjă suplimentară pe documente: pentru a fi utilizate numai pentru aspecte foarte specifice documentului.

 - Activarea gestionării achizițiilor: Managementul achizițiilor permite crearea de "bon de comandă pentru achiziții", care include referințe din catalogul furnizorului dumneavoastră.


 Parametri contabilitate

       Codul contabil al jurnalului de vânzări: Acest câmp vă permite să introduceți codul jurnalui de vânzări al programului dumneavoastră de contabilitate. Acest cod va fi exportat în fișierul de export contabil generat de Simple CRM si va permite contabilului dumneavoastră să importe automat intrările în software-ul său de contabilitate.



Memento prin e-mail pentru facturi neachitate 

       La D + 1 fată de termenele maxime de plată, Simple ERP poate trimite un memento al unei facturi neplătite.

Pentru aceasta, avem nevoie de o persoană de contact responsabilă pentru plata facturilor.

Această configurare vă permite să specificați datele de contact către care va fi trimis memento-ul.

       În cazul în care doriți să modificați textul e-mailului, trebuie să mergeți la Simple CRM -> Admin CRM -> 6. Modele de e-mail -> Căutati modelul de tip ADMINISTRATIV, numit "E-mail factură(i) neplătită( e) ".

Mai multe informații în explicația dedicată: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/cum-de-seta-memento-factura-prin-e-mail.html



2. Catalog de Produse / Servicii


       După realizarea acestei configurări de bază veți putea crea catalogul de produse și servicii.

Mergeți la "Produs", apoi faceți clic pe "Adaugă un Produs".

Numai partea "Vânzare" este obligatorie. Dacă nu doriți să gestionați cumpărarea, nu este nevoie de a finaliza partea de cumpărare.

În cazul în care nu gestionați stocul, nu uitați să debifați această opțiune în partea de jos.

       Rețineți că "NOTA" descriptivă a produsului poate fi modificată, dacă este necesar, pentru elaborarea unui document tip deviz, bon de comandă, factură sau bon de livrare ( aviz de expediție ).


După ce produsele au fost create, dacă aveți stoc, trebuie să stabiliți nivelurile stocurilor inițiale. Pentru a realiza acest lucru, vă rugăm să citiți această explicație: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/adaugarea-produselor-in-stoc-cu-simple.html



3. De reținut

       Simple ERP vă permite să urmăriți un proces complet de lucru: "Deviz" -> transformare în "Comandă" -> transformare în "Factură" -> transformare în "Aviz de expediție" ( sau "Bon de livrare" )  -> gestionarea mișcărilor de stoc.

În unele cazuri, aceste etape pot fi mai multe sau mai puține. Astfel, dacă este necesar, puteți crea o factură direct, de exemplu, în cazul unor contracte de livrări repetate ale unor produse sau servicii sau în cazul folosirii unui contor de vânzare.

      Atunci când creați o ofertă si o transformați, de exemplu, în comandă, cantitatea de produse sau servicii selectate poate fi modificată în funcție de rezultatul negocierilor cu clientul.

Se pot face mai multe versiuni ale unui deviz (ofertă) sau comandă. Numai facturile și avizele de expediție ( bonurile de livrare ) pot fi emise doar o singură dată.



4. Informații importante

       Acest site conține un meniu în dreapta care are mai multe explicații specifice.

Toate explicațiile referitoare la ERP au prefixul "ERP" în modulul de sortare din dreapta.

Iată câteva link-uri cheie pentru a vă ajuta în activitatea dvs:
Adăugarea de comentarii în liniile produselor în documentele comerciale
Gestionarea numerotării documentelor ERP
Facturarea unei comenzi în mai multe tranșe cu Simple ERP
Facturarea pentru clienții care plătesc imediat sau la termen
Vizualizarea documentelor comerciale dintr-un anumit interval de timp

5. Acces gratuit pentru contabilul dumneavoastră

       Contabilul dvs. poate avea acces la Simple ERP.

Există o licență specială în acest scop inclusă în abonament.

Acest lucru permite contabilului să fie autonom și să preia toate informațiile de care are nevoie pentru a realiza contabilitatea dvs. Explicație completă aici: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/search/label/ERP%20-%20Contabilitate

Lucrul cu depozite multiple și / sau produse multiple

      În cazul în care lucrați în mai multe companii, este posibil să doriți într-o zi să vedeți rapoartele de inventar și / sau miscarile de stoc, pentru una dintre societăti.

Mai mult decât atât, în general, o companie detine propriul stoc, dar ea a decis să lucreze în comun cu o altă societate în aceeași aplicație Simple CRM / ERP.

Există două soluții: fie depozite multiple, fie produse multiple. Depinde de dumneavoastră să alegeți soluția care vi se potrivește cel mai bine.


      DEPOZITE MULTIPLE

Aceasta este cea mai simplă soluție: crearea unui depozit pentru fiecare companie, deoarece filtrarea per depozit este posibilă prin intermediul PRODUSULUI.

      PRODUSE MULTIPLE

O altă posibilitate este de a crea mai multe produse, și anume câte unul pentru fiecare societate.

Exemplu: Societățile "Papetărie Paris" și "Papetărie Lyon" folosesc aceeași aplicație Simple CRM deoarece fac parte din același grup.

Prin urmare, acestea vor crea în categoria de PRODUS "Pix si Stilou" următoarele produse:

Pix - Bic / Paris
Pix - Bic / Lyon
Pix - Parker / Paris
Pix - Parker / Lyon


      Astfel, pentru a vedea starea produselor in stocul Paris, doar mergeți și scrieți PRODUSUL / Paris în numele produsului și aplicați filtrul.

Această soluție este aleasă în cazul în care companiile folosesc în comun stocurile lor.

Modificarea numerotării facturilor

      Legea cere ca facturile să fie numerotate secvențial (ORDIN Nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015) fără întreruperea șirului de numere. Acesta este motivul pentru care nu se permite utilizatorilor să schimbe numărul la următoarea factură emisă.

Dacă ați emis deja facturi cu alte software-uri, trebuie să creați o serie diferită fată de prima serie de facturi.

Exemplu:
Ați emis deja facturile care poartă numerele F-0001 pana la F-0332 cu alte produse software. Doriți să emiteți următoarele facturi cu Simple ERP.

Trebuie să modificați seriile facturilor, astfel încât acestea să fie diferite de prima serie, începând de la 1, de exemplu: F2-0001, F2-0002, F2-0003, etc.

Pentru a face acest lucru:
- Mergeți la "Simple ERP" ( Meniul superior CRM -> Simple ERP);
- Mergeți la "Admin ERP" (Meniul principal ERP -> Admin ERP);
- Faceți clic pe butonul "2. Referințe";
- Faceți clic pe tipul de document ce trebuie modificat (în acest caz - Factura);
- În câmpul "Model de referință", introduceți de exemplu: F2 {} 4N (acest lucru va genera numere pe factură după cum urmează: F2-0001, F2-0002, F2-0003, etc.);
- Faceți clic pe butonul "Înregistrați".

Acum puteți genera facturi cu noul sistem de referințe (noua serie).

Memento automat prin e-mail pentru facturile neplătite

      Simple CRM  are acum o noua facilitate: memento automat prin e-mail pentru facturile neplătite, direct din modulul software de facturare.

Această funcție este rezervată pentru utilizatorii modulului opțional Simple ERP.

      Pentru a utiliza această funcție trebuie, mai întâi, să configurați Simple ERP.

Pentru asta, mergeți la pachetul "Simple ERP": meniu principal -> Simple ERP.
Apoi mergeți la "Admin ERP": meniu principal -> Admin ERP.
Faceți clic pe fila "8. Parametri".

Introduceți informațiile de contact care vor fi transmise în e-mailul memento (nume, telefon, adresa de e-mail) și selectați șablonul de e-mail care va fi utilizat la trimitere.

Pentru a activa această caracteristică bifați: "Activează memento automat al facturilor neachitate prin intermediul e-mailului".

      Când această funcție este activată, o dată pe zi, Simple CRM caută în interacțiuni facturile neplătite ajunse la scadență în ziua precedentă.

Exemplu: suntem în 21/12/2015.
Simple CRM caută interacțiuni:
- Create cu pachetul Simple ERP
- Tip: "Administrativ - Altele" (facturi)
- Deschise sau în curs de desfășurare
- A căror dată scadentă este cu o zi înainte (în exemplul nostru: 20/12/2015)
- Care sunt monitorizate: "Factură vânzare - 02 - Trimisă"

      Pentru fiecare dintre interacțiunile care corespund acestor criterii, Simple CRM:
- Trimite un memento prin e-mail la adresa de contact;
- Va monitoriza interacțiunea la "Factură Vanzare - 06 - e-mail memento"

- Marchează această modificare în câmpul "Note" al interacțiunii.

Ascunderea prețurilor de pe notele de livrare în Simple ERP

     Modulul Simple ERP poate genera documente de afaceri în PDF cu Simple CRM.

Prin urmare, acesta este un modul de management al afacerii și în același timp software de facturare.

Pe anumite tipuri de documente (note de livrare, etc.), nu afișează neapărat prețurile.

Pentru a ascunde prețurile de pe documente, trebuie să deschideți modelul de document și să debifați "Afișează prețurile pe document".

     Pentru a face acest lucru:
- Mergeți în modulul "Simple ERP" (Meniu principal -> Simple ERP);

- Mergeți la "Admin ERP" (Meniu principal -> Admin ERP);

- Faceți clic pe caseta "3. Model de document";
- Faceți clic pe modelul documentului în cauză;
- Debifați "Afisează prețurile pe document";

- Faceți clic pe "Înregistrați".

Apoi, utilizând acest model în documente, nici prețul produselor, nici totalul sau TVA-ul va fi afișat.

Cum se arată o coloană de "reducere" pe documentele din Simple ERP ?

     În Simple ERP, pentru a descoperi reduceri în documente, trebuie să utilizați un design "modern - logo-ul stânga - reducere" sau "Modern - logo-dreapta - reducere".

Pentru a face acest lucru:
1) Mergeți la modulul "Simple ERP" (Meniul principal -> Simple ERP);
2) Mergeți la "Admin ERP" (Meniul principal -> Admin ERP);
3) Faceți clic pe "3. Model de document";
4) Faceți clic pe șablonul "Deviz";
5) În câmpul "Design", selectați "Modern - logo-ul din stânga - reducere" sau "Modern - logo-dreapta - reducere";
6) Faceți clic pe "Salvați".

      
     Atunci când creați un document de tip ERP apar reduceri.