Legătura între Simple CRM și Facebook, Twitter, Linkedin, Viadeo, Google+, etc

       Simple CRM este conectat la social media prin intermediul modulului său Social CRM.

       Există două scenarii practice:
1. Fie ai deja contactul social al unei persoane de contact sau al unei societăți, caz în care Simple CRM vă va permite să vizualizați și să analizati activitatea lor socială.

2. Fie Simple CRM vă va ajuta să găsiți acea persoană pe social media, fiind apoi capabil să "monitorizeze".


 




 

Inserarea informațiilor de contact ale companiei sau persoanei de contact într-un deviz sau factură în Simple CRM

       Inserarea coordonatelor companiei sau ale persoanelor de contact într-un deviz sau factură este posibilă în Simple CRM datorită pictogramei "clipboard".

Explicații în imaginea următoare:



 



 

Importul persoanelor de contact și a societăților în format CSV

       Puteți importa în Simple CRM un fișier cu persoane de contact și companiile asociate.

  Avertisment: dacă lucrați pe Mac trebuie, atunci când se pregătește dosarul pentru import, trebuie să folosiți calculul tabelar Libre Office pentru Mac.


       Procedura de import
1) Mergeți la modulul "Admin CRM" (Meniul de sus -> "Admin CRM") și faceți clic pe tab-ul "Importați datele".

2) Descărcați fișierul șablon tip CSV afișat pe pagină.

3) Completați fișierul cu datele dvs., de până la 1000 de linii pentru fiecare fișier (Excel sau OpenOffice sau LibreOffice).

Coloanele de la A la O sunt atribuite persoanelor de contact.
Coloanele de la X la AK implică companii.

Coloana O conține lista centrelor de interes atribuite contactului, separate prin virgulă. Exemplu: Prospect, Regiunea de sud-vest, Podele, Pictură, etc.
Dacă centrele de interes nu există, sunt create automat.

Notă: un centru de interes numit "Import AAAA-LL-ZZ HH: MM: SS" (cu data și ora importului) este creat și legat de toate contactele importate automat. În acest fel puteți găsi cu ușurință mai târziu contactele importate.

       Pentru repartizarea datelor care urmează să fie importate:

- În cazul în care numele companiei este gol, datele de contact sunt considerate personale și sunt atribuite persoanei de contact;

- În cazul în care numele companiei nu este gol, datele de contact sunt considerate profesionale și sunt atribuite persoanei de contact și companiei.

       Numele persoanei de contact este necesar pe fiecare linie. Dacă nu cunoașteți numele contactului, tastați numele companiei în celula A ("CONT_NOM").
       În cazul în care introduceți numerele de telefon, introduceți-le în forma: +33 1 23 45 67 89
Acest lucru va va permite apoi să efectuați campanii SMS sau sa inițiați apeluri telefonice direct din Simple CRM.

       Câmpurile CONT_NOTE (coloana N) și SOC_NOTE (coloana AK) conțin, respectiv, notele pentru persoana de contact și pentru societate. Pentru a face un retur de linie în interiorul fiecărui câmp Note, introduceți caracterul "|" (Ctrl-Alt-6). Acest caracter va fi înlocuit cu o nouă linie în timpul importului.

Coloanele "CONT_LIBRE" și "SOC_LIBRE" sunt rezervate pentru utilizare viitoare și nu sunt importate pentru moment.

Niciun câmp nu trebuie să conțină linie nouă (tasta Enter) sau caracterul apostrof (").


Salvați fișierul în format CSV, folosiți separatorul punct și virgulă ";" nu delimitator câmp, folosiți caracterele "Europa de Vest cu Euro (ISO-8859-15)".

       Importul are loc în 2 etape:


A) Previzualizare

       Încărcați fișierul în Simple CRM:
- Mergeți la modulul "Admin CRM" (Meniul de sus -> "Admin CRM") și faceți clic pe "Importați datele", apoi pe "Importul societăților si contactelor corelate acestora, în format CSV";
- În partea de jos a paginii, faceți clic pe "Alegeți fișierul" sau "Browse" (în funcție de browser-ul dvs.) și selectați fișierul de date pentru import;
- Faceți clic pe "Lansați analiza fișierului".


       Simple CRM afișează o previzualizare a fișierelor cu contactele și companiile existente.

Pentru a nu crea duplicate, Simple CRM analizează fișierul și compară datele cu cele deja aflate în baza de date și încearcă să recunoască:
- Contactele, prin adresa de e-mail;
- Societațile, prin numărul de TVA (codul CUI) sau, dacă acesta este absent, numărul SIRET.


B) Import Real

       După ce ați verificat că totul este așa cum vă așteptați, confirmați importul făcând clic pe butonul "Start import". Fișierul de date este apoi importat în baza de date Simple CRM.

Limitarea accesului unor utilizatori la anumite contacte, societăți și interacțiuni și permiterea accesului deplin pentru alți utilizatori

       În Simple CRM puteți limita accesul unui utilizator doar la anumite contacte, societăți și interacțiuni care îl afectează în mod direct. Cu toate acestea, unii utilizatori ar trebui să aibă acces la toate contactele.

Exemplu: comercializarea pe zone geografice, stagiari, zone defavorizate, etc.

       Pentru aceasta trebuie să creați un proiect de utilizator cu drepturi limitate.
Un utilizator de proiect este un utilizator care nu vede nimic, decât ceea ce îi este permis să vadă din proiectele la care a fost invitat să lucreze.

Procedați după cum urmează:

1) În modulul "Admin CRM" modificați tipul de utilizator pentru fiecare utilizator căruia doriți să-i limitați drepturile (îl treceți ca "Utilizator de Proiect" și apăsați pe "Înregistrați").

2) Creați (sau modificați) un proiect non-public pentru utilizatorul vizat:
- Denumiți proiectul, de exemplu "Prospectare Regiunea Sud-Est";
- Debifați "proiect public";
- Înregistrați proiectul.

3) Atribuiți proiectul către utilizatorul în cauză:
- În lista de utilizatori de proiect, selectați utilizatorul.
- Faceți clic pe "Înregistrați".

4) În cadrul proiectului, atașați contactele care sunt atribuite utilizatorului cu drepturi limitate. După fiecare societate atașată apăsați pe "Înregistrați".

5) Ultima etapă: atribuiți un proiect implicit pentru utilizator așa cum s-a explicat în acest articol.


În acest fel:

- Fiecare "Utilizator de proiect" are acces doar la contactele, companiile și interacțiunile care se referă la el și numai la acelea;

- Alți utilizatori asociați vor avea acces la contactele, companiile și interacțiunile implicate;

- Administratorii vor avea acces la toate informațiile, indiferent de tipul lor.

Pentru a afla cum să gestionati proiecte, vă rugăm să consultați documentația Simple CRM aici: http://crm-pour-pme.fr/pdf/DocumentationSimpleCRMv2_0.pdf

A se vedea paginile 46 și următoarele pentru managementul proiectelor, precum și paginile 70 și următoarele pentru gestionarea tipurilor de utilizatori.


       Exemplu practic

Petru este un agent comercial care gestionează un portofoliu de 200 de clienți din zona geografică Sud-Est", el ar trebui să-i contacteze în mod regulat.

Aici este procedura pentru a limita accesul lui Petru numai la cei 200 de clienți:

1) În modulul "Admin CRM" administratorul Simple CRM modifică tipul de utilizator al lui Petru. Din "Utilizator", Petru devine "Utilizator de proiect".

2) În modulul "Proiect", administratorul Simple CRM crează un proiect non-public numit "Prospectare Regiunea Sud-Est." El adaugă utilizatorul Petru la acest proiect.

3) Administratorul Simple CRM selectează și adaugă clienții lui Petru în proiect, fie unul câte unul, fie în mod direct dintr-un centru de interes folosind datele culese printr-o campanie de prospectare.
Puteți vedea explicația video aici: https://www.youtube.com/watch?v=EjVqA2KCK-o

4) Gata! Petru nu vede clienții, cu excepția celor care au fost atașați de administrator prin proiectul "Prospectare Regiunea Sud-Est."


5) Pasul final: atribuirea proiectului implicit lui Petru așa cum s-a explicat în acest articol.

       Repartizarea clienților către alți agenți comerciali

Să presupunem că Petru părăsește compania. A venit Pavel, care preia portofoliul de clienți ai lui Petru.

Iată cum se atribuie toți clienții lui Petru către Paul:

1) Deschideți proiectul "Prospectare Regiunea Sud-Est";

2) Se elimină accesul lui Petru la acest dosar;

3) Adăugați utilizatorul Paul în acest dosar;

4) Gata! În 4 clicuri, ați atribuit lui Paul clienții lui Petru.

Contopirea înregistrărilor duble

       Se poate întâmpla ca o persoană de contact sau o companie să fie înregistrată de 2 ori în fișe diferite. Pentru a contopi informațiile despre aceeași entitate aflate în fișe diferite, vă rugăm să urmăriți explicațiile prezentate în fișierul video următor: https://www.youtube.com/watch?v=MxLcVZjMRwc.

Căutarea contactelor potențiale în funcție de țară

       Aveți posibilitatea să utilizați modulul "Big Data Mining":

1) Faceți clic pe "Lansator aplicații" (Pictograma din stânga sus a ferestrei Simple CRM);

2) Faceți clic pe tab-ul "Big Data Mining";

3) Dați clic pe prima pictogramă: "Clienți care nu au cumpărat nimic";

4) Ajungeți pe un formular, faceți clic pe "Mod avansat";

5) În "Țara contactului sau a societății corelate", alegeți țara;

6) Puteți filtra după mai multe criterii, dacă este necesar;

7) Faceți clic pe "Aplicați Filtru";

8) Veți obține lista de contacte care corespund căutării.

Activarea ștergerii intrărilor duble în contul Simple CRM

        Pentru a activa funcționalitatea de ștergere a înregistrărilor duble de contacte și companii în Simple CRM:

1) Mergeți la modulul "Admin" (Meniul de sus -> "Admin");

2) Faceți clic pe numele de utilizator pentru care doriți activarea acestei funcționalități;

3) Bifați "Ștergerea intrărilor duble" și faceți clic pe "Înregistrați".

Adăugarea unor câmpuri, de exemplu "Client" sau "Furnizor", într-o fișă de contact

       Simple CRM nu permite adăugarea sau modificarea câmpurilor.

Cu toate acestea Simple CRM oferă "Centrele de Interes" care îndeplinesc același rol.

Un exemplu: doriți să clasificați persoanele de contact pentru a distinge prospectele, clienții sau furnizorii.

       Trebuie sa vă creați 3 "Centre de Interes":

1) Mergeți la modulul "Cerere" (Meniul principal -> "Cerere");

2) Creați 3 Centre de Interes: Prospect, Client, Furnizor, urmând instructiunile prezente în manualul Simple CRM: http://crm-pour-pme.fr/pdf/DocumentationSimpleCRMv2_0.pdf , sectiunea 6.8.10, pagina 71.

       Apoi modificați contactele în cauză pentru a le atribui Centrului de Interes corespunzător:

1) Deschideți fișa de contact în cauză;

2) Faceți clic pe "Modificați fișa contactului";

3) Verificați Centrul de Interes în cauză, de exemplu, "Client";

4) Faceți clic pe butonul "Înregistrați".


       Pentru a găsi lista de "Clienți":

1) Mergeți la modulul "Cerere" (Meniul principal -> "Cerere");

2) În lista de cereri, faceți clic pe centrul de interes "Client";

3) Veți obține lista de clienți.

Afișarea societăților sau contactelor din listă

       În mod implicit, lista firmelor (și a persoanelor de contact) este afișată în ordine alfabetică.

Pentru a vedea toate companiile (sau persoanele de contact), faceți clic pe "Toți/Toate", în partea din dreapta sus a listei de companii (respectiv, de contacte).

Ștergerea definitiva a unui element în Simple CRM

       Pentru a nu șterge informații importante din greșeală, Simple CRM nu șterge elemente, ele sunt  arhivate.

Pentru a arhiva un element în Simple CRM:

1) Mergeți la fișa (dosarul) elementului relevant (contact, societate, proiect, etc.);

2) Dați clic pe "Modificați";

3) Apare o fereastra de modificare a elementului;

4) Faceți clic pe "Arhivați", apoi faceți clic pe "OK" la mesajul de confirmare.

5) Elementul apare în lista de elemente arhivate (în partea de jos a modulelor Contact, Societate, Proiect, etc.).

În cazul în care doriți să ștergeți definitiv elementele arhivate:

1) Mergeți la modulul "Admin" (Meniul superior -> "Admin");

2) Faceți clic pe "Ștergerea Arhivei";

3) Urmați instrucțiunile.

Gestionarea unei excursii pentru mai multe persoane într-o agenție de turism

       Pentru a gestiona dosarele de rezervare, utilizați proiectele Simple CRM.

1) Mergeți la modulul "Proiect" (Meniul superior -> "Proiect");
2) Faceți clic pe "Adăugați un proiect";
3) În numele proiectului, introduceți de exemplu "Dosar de Rezervare / Bali / All inclusiv / 2 persoane";
4) În "Data de început", introduceți data de începere, iar în "Data limită", introduceți data de întoarcere;
5) Faceți clic pe "Înregistrați".

       Odată ce dosarul de rezervare este creat, asociați în dosar datele de contact ale calatorilor:

1) Derulați în jos la secțiunea "Societăți și Contacte corelate proiectului";
2) Pentru fiecare călător, introduceți numele în "Contact". În cazul în care există deja contactul în  Simple CRM, selectați-l, dacă nu, faceți clic pe butonul "Creați un contact". Faceți clic apoi pe butonul "Înregistrați";
3) Repetați pasul 2 pentru fiecare călător.

       Această opțiune de rezervare vă va permite de asemenea să centralizați documentele de călătorie: bilete de avion, confirmări, rezervări hoteliere sau activități, bilete de vizită la muzee și monumente, etc.

Pentru a adăuga un document la dosarul de rezervare:

1) Deschideți proiectul vizat;
2) Derulați în jos la lista de interacțiuni ale proiectului;
3) Faceți clic pe "Adăugați o interacțiune";
4) Introduceți numele documentului, de exemplu, "Rezervări / Hotel Holiday Inn Bali / de la 25 august la 30 august /2 persoane";
5) În câmpul "Tip de interacțiune", selectați de exemplu, "Achiziții -5- Bon de comandă";
6) Faceți clic pe "Adăugați un document";
7) Faceți clic pe "Add files", selectați fișierul stocat în calculatorul (tableta) dvs.;
8) Faceți clic pe "Start Upload";
9) Faceți clic pe "Înregistrați".
Observație: Dacă documentul este online, completați câmpurile "Numele documentului" și "Copiaţi-Lipiţi adresa URL a unui document", apoi apăsați pe butonul "Adăugaţi un document online".

Căutarea automată a fișei de client la primirea unui apel telefonic

        Descrierea caracteristicii

       La primirea apelului telefonic, sistemul dvs. de telefonie fixă (VOIP, SIP, PBX) va lansa o interogare în Simple CRM folosind un softphone instalat pe computer.

Simple CRM va afișa una sau mai multe persoane relevante. În cazul în care sistemul telefonic al clientului dvs. afișează un număr general, se poate ca acesta să corespundă mai multor persoane.

Apoi, puteți crea imediat o interacțiune atașată la fișa persoanei făcând clic pe un buton.

       Configurarea calculatorului dvs.

       Pentru ca acest lucru să funcționeze, este nevoie ca browser-ul web pe care-l utilizați pentru Simple CRM să fie browser-ul implicit al computerului.

Vă recomandăm să utilizați browser-ul web gratuit Chrome, care poate fi descărcat de pe pagina: https://www.google.com/chrome/browser/

       Pentru a face Chrome browser-ul web implicit, introduceți în bara de adrese:
chrome: // settings /

Apoi faceți clic pe butonul care face Chrome browser-ul web implicit.




       Configurarea Softphone-ului

Configurarea depinde de softphone-ul dumneavoastră.

Mai întâi, trebuie să ne întrebăm furnizorul de echipamente telefonice despre softphone-ul necesar sau instalați software-ul compatibil.

Aici aveți abordarea generală:
- În softphone, accesați spațiul ce permite tratarea automată a apelurilor primite;
- Autorizați deschiderea unui URL în apel;
- Precizați URL-ul de deschidere: https://ADRESA-DE-CONECTARE-LA-SIMPLE-CRM-UL-DVS.com/data_mining.php?envoi=1&s_tel=NR-DVS-DE-TEL-DIN-APLICATIA-SOFTPHONE#searchresult

       Exemplu de configurare a softphone-ului ZOIPER:
- Mergeți la setări:





- Mergeți la AUTOMATIZARE și specificați adresa URL: https://ADRESA-DE-CONECTARE-LA-SIMPLE-CRM-UL-DVS.com/data_mining.php?envoi=1&s_tel={number}#searchresult

Stocarea unui deviz și atașarea la un client

1) Mergeți în modul "Interacțiuni" (Meniul superior -> "Interacțiuni")

2) Faceți clic pe "Adăugați o interacțiune"

3) În formularul de interacțiune:
- În câmpul Subiect, introduceți de exemplu "Vânzare / cazan Deville D560M";
- În cazul în care clientul este o companie, în câmpul "Societate" introduceți numele companiei. Dacă această companie există în Simple CRM, selectați-o, în caz contrar trebuie sa adăugați o societate;
- În câmpul "Contact", selectați contactul relevant în societate sau, în cazul în care nu există, adăugați o persoana de contact;
- În câmpul "Stare" selectați "Deschis";
- Tipul interacțiunii, alege "Vanzare - 3 - Deviz";
- Faceți clic pe "Adăugați un document";
- Un bloc alb apare mai jos în interacțiune, faceți clic pe "Adăugare fișiere", selectați fișierul vizat și faceți clic pe"Încărcați";
- Deasupra casetei albe, faceți clic pe "Înregistrați".

       Devizul este acum stocat în Simple CRM.

Acesta este legat de companie și de clientul de contact.

Atașarea la un proiect a unei persoane de contact sau a unei companii

       Deschideți proiectul vizat în Simple CRM.

În lista de companii și contacte în legătură cu proiectul, faceți clic pe câmpul de companie și tastați câteva litere ale companiei.

Odată ce societatea apare în listă, selectați-o.

Câmpul de contact afișează acum contactele legate de această societate.

Alegeți contactul din listă.

       De asemenea, puteți atașa un proiect de un contact fără companie. Pentru aceasta, căutați în mod direct un contact fără a alege în prealabil societatea.

Afișarea interacțiunilor finalizate

       În mod implicit, numai interacțiunile "Deschise" sau "În curs de desfășurare" apar în lista de interacțiuni legate de o persoană de contact sau de o companie.

Acest lucru este făcut pentru ca software-ul Simple CRM să functioneze optim. Imaginați-vă că ar rula înregistrări vechi de 10 de ani; ar deveni rapid greoi și imposibil de folosit.

Pentru a vizualiza toate interacțiunile legate de o persoană de contact sau de o companie, setați, în caseta "Stare", "Toate stările".

Găsirea contactelor care nu au fost încă prospectate

       Simple CRM vă permite să creați o listă de contacte pe care încă nu le-ați explorat.
Principiul este de a căuta contacte care nu sunt legate de nici un fel de interacțiune de tip "vânzări".

       Pentru a face acest lucru:
1) Mergeți la modulul "Big Data Mining" ("Lansare aplicații" -> "Big Data Mining") și faceți clic pe "Clienți cărora nu li s-a vândut nimic"

2) Ajungeți la "Filtru Big Data Mining".
Bifați "Lista clienți care nu au fost contactaţi într-un scop comercial" și faceți clic pe "Căutați".

3) Veți obține lista de contacte care nu au fost încă prospectate.

       Apoi puteți restrânge căutarea, de exemplu la un centru de interes.
Pentru a face acest lucru:

1) Faceți clic pe butonul "Mod avansat".

2) În formularul care apare, bifați centrul de interes în cauză.

3) Faceți clic pe butonul "Aplicați filtrul".
Apare lista de contacte care nu au fost încă prospectate și aparținând centrului de interes în cauză.

Puteți exporta apoi această listă în format CSV (Excel), să creați o campanie de prospectare bazată pe această listă, să generați un document de contacte în Google Maps, etc.

Importul datelor în Simple CRM

       Simple CRM oferă 3 module de import de date.

1) Companii
În cazul în care doriți să importați numai companiile, utilizați modulul de import de societăți: Meniul principal -> "Admin", apoi faceți clic pe caseta "Importați datele". Dați clic pe "Importați
un fișier de societăți în format CSV" și urmați procedura indicată.

2) Contacte
În cazul în care doriți să importați numai persoanele de contact, utilizați modulul de import de contacte: Meniul principal -> "Admin", apoi faceți clic pe caseta "Importați datele". Dați clic pe "Importați un fișier de contacte în format CSV" și urmați procedura indicată.

3) Contacte și societăți atașate
Acest modul poate importa în aceleași timp contactele și companiile . În acest fel, fiecare contact importat va fi conectat automat la compania sa, iar informațiile de contact (e-mail, telefon, etc.) vor fi importate în informațiile de contact profesional.

Pentru aceasta, utilizați modulul de import de contacte și companii atasate: Meniul principal -> "Admin", apoi faceți clic pe caseta "Importați datele". Dați clic pe "Importul societăților și contactelor corelate acestora în format CSV" și urmați procedura indicată.

       Simple CRM FAQ explică în detaliu funcționarea acestui import: http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/05/comment-utiliser-limport-de-contacts-et.html

       Fiecare modul de import include:

- O previzualizare a datelor importate, permițându-vă să controlați înainte de importul efectiv dacă fișierul de date este redactat corect;

- Căutarea contactelor în baza dumneavoastră de date Simple CRM începând de la adresa de e-mail, pentru a se evita crearea de duplicate;

- Căutarea companiilor în baza dumneavoastră de date Simple CRM începând de la CUI sau numărul de inregistrare la Registrul Comerțului, pentru a se evita crearea de duplicate.


       De asemenea, putem importa datele pentru dumneavoastră. În acest fel, datele vor fi verificate și importate într-o zonă de testare înainte de a fi importate în baza de date Simple CRM. Pentru o estimare a costurilor de import vă rog să trimiteți un e-mail la: sales@crm-pour-pme.fr la care să atașați fișierul de date.

Obținerea de informații despre companie sau despre contactul atașat

     În formularul de interacțiune, puteți deschide direct profilul companiei (sau persoanei de contact) atașate.

Mergeți cu mouse-ul peste pictograma de lângă numele societății atașate:

            O mică fereastră se deschide cu detalii despre companie.

Faceți clic pe butonul "Deschideți": fișa companiei se deschide într-o nouă filă.

Aceeași funcționalitate este disponibilă și pentru persoana (persoanele) de contact atașată.

Atribuirea un proiect implicit unui utilizator

      Pentru a aloca un proiect implicit la un utilizator de proiect:

1) Conectați-vă la Simple CRM ca Administrator ( mergeți la "Admin CRM": Meniul principal -> Admin CRM );

2) Faceți clic pe "Lista utilizatori";

3) Faceți clic pe numele utilizatorului de proiect vizat;

4) În "Proiect implicit", selectați proiectul;

5) Faceți clic pe butonul "Înregistrați";

     În acest fel, de fiecare dată când utilizatorul de proiect creează un contact sau o companie, acea persoană de contact sau companie va fi automat atașată la proiect.

Obținerea unei hărți a interacțiunilor

      Doriți să obțineți o hartă a interacțiunilor dvs., de exemplu, să vizualizați diferitele vizite ale clienților pe care doriți să le efectuați (tur de afaceri).

Pentru a face acest lucru:
- Creați unui proiect nou (sau deschideți un proiect existent);
- Asociați interacțiunile dorite cu acest proiect ( societăți, contacte, utilizatori, etc. );
- În partea de sus a listei interacțiunilor din proiect, faceți clic pe butonul "Harta Google Maps";

- Așteptați câteva secunde, harta corespunzătoare interacțiunilor proiectului va fi afișată.