Pornirea rapidă a Simple ERP

      Acest minighid vă permite să configurați și să învățați repede utilizarea aplicației Simple ERP.

Simple CRM și Simple ERP funcționează în paralel. Puteți naviga de la un modul la altul fără griji, datorită butoanelor prevăzute în acest scop în meniul principal.

O  INTERACTIUNE de tip ERP (deviz / ofertă, comandă, factură sau aviz de expediție), se numește  SUPERINTERACTIUNE.

      Din moment ce ambele module funcționează în paralel, puteți găsi aceleași informații în fiecare dintre ele.
Exemplu: dacă creați o SUPERINTERACTIUNE astăzi în ERP, cum ar fi un deviz, veți vedea această SUPERINTERACTIUNE în "Desktop Simple CRM". În cazul în care, în "Desktop Simple CRM", faceți clic pe această  SUPERINTERACTIUNE, ea va trece automat în ERP. Dacă modificați această SUPERINTERACTIUNE și faceți clic pe "Înregistrare", veți reveni automat în Simple ERP.

Pe scurt, utilizarea Simple ERP nu vă va face să pierdeți reperele, veți lucra într-un mediu care vă este probabil familiar, un spațiu de lucru care are exact aceeași logică cu cel pe care îl știți deja.

      Să revedem acum elementele pe care trebuie să le configurați astfel încât Simple ERP să funcționeze corect.



1. Spațiul "Admin"

      Pentru a putea utiliza Simple ERP, trebuie făcute mai întâi setările.

Setările se fac în spațiul "Admin ERP":

"Admin ERP" este compus dintr-o serie de ferestre numerotate. Este imperativ să se urmeze ordinea propusă pentru configurare.


-"Societate emițătoare": O societate emițătoare este o companie care crează devize, comenzi, facturi, avize de expediție în Simple CRM / ERP. Puteți avea mai mulți emitenți, fiecare va avea numerotare unică.

-"Referințe": Referințele sunt unice pentru a vă ajuta să faceți distincția între devize, comenzi, facturi și avize de expediție ( bonuri de livrare ). Puteți fie să le modificați, fie să le lăsați ca atare. Vă rugăm să rețineți că, dacă aveți mai multi emitenți, sunt necesare referințe diferite pentru fiecare companie.

-"Model de document": De aici vă puteți crea și personaliza documentele. Aveți grijă să modificați aceste modele pentru a insera "Condițiile" și alte informații legale importante. Atenție: dacă doriți să aplicați reduceri, trebuie să alegeți modelele de documente cu reduceri. Pentru mai multe informații despre crearea de documente, a se vedea explicația dedicată: Crearea unui model de document (șablon) cu Simple ERP

-"Gestiunea taxelor": Veți fi capabili de a crea / modifica de exemplu, rata curentă de TVA.

-"Gestiunea unităților": Aici puteți crea / edita / dezactiva unitățile disponibile.

-"Gestiunea depozitelor": Dacă lucrați cu mai multe depozite, vă puteți crea diferite locuri de depozitare. Sfat: dacă aveți un depozit foarte mare, puteți crea zone pentru a vă gestiona mai bine stocurile.
Exemplu: Depozit Paris - Zona A, Depozit Paris - Zona B, etc.

-"Categorii de produse": Categoriile vă permit să stocați produsele pe familii pentru a le găsi mai ușor.

-"Parametri ERP": Reprezintă setările sensibile care vă permit să definiți automatizarea ERP-ului, cum ar fi atunci când se aplică mișcarea stocurilor (la comandă, la factură sau la livrare) .

-"Drepturi de utilizator": Aici setați cine poate face și ce.



FOCUS PE SETĂRILE ERP

       Setările ERP sunt multe și, uneori, un pic mai complexe pentru a le înțelege.

Vom revizui opțiunile disponibile.

Setări generale

 - Generarea automată a facturii după o vânzare câștigată : Acest pas vă permite să activați crearea automată a unei facturi dintr-o interacțiune de vânzări la trecerea în etapa "Vânzare - 06 - Vânzare câștigată".

 - Modificarea stocului: Dacă doriți ca din stoc să fie scăzute automat elementele necesare pentru o livrare, după procesul de vânzare, puteți alege momentul când această acțiune va fi efectuată în mod automat (la lansarea comenzii, la facturare sau la livrare). Dacă nu doriți ca stocul să fie schimbat în mod automat, această opțiune este de asemenea disponibilă.

 - În proiecte sunt limitari: îndată ce se creează o superinteracțiune, un proiect care va include toate versiunile de documente, caietul de sarcini, precum și comanda sau factura este creat pentru centralizarea istoricului complet al vânzării și asigurarea trasabilitătii depline. Acest dosar al istoricului oferă bugetul total. A se vedea explicația completă: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/06/entitatea-istoric.html
În funcție de activitatea întreprinderilor, nu toate companiile doresc să se vadă aceeasi sursă a bugetului. Puteți alege ca bugetul proiectului să se calculeze pe baza devizului, a comenzii, a facturii sau a dispoziției de livrare.

 - Validarea automată a mișcărilor de stoc: Acest lucru economisește timp, dar este nevoie de testare înainte de generalizare.

 - Pentru a comanda în afara stocului: Activați dacă doriți să permiteți această posibilitate.

 - Numar de zecimale (de la 0 la 6): Numărul recomandat de zecimale este de 2.

 - Marjă suplimentară pe documente: pentru a fi utilizate numai pentru aspecte foarte specifice documentului.

 - Activarea gestionării achizițiilor: Managementul achizițiilor permite crearea de "bon de comandă pentru achiziții", care include referințe din catalogul furnizorului dumneavoastră.


 Parametri contabilitate

       Codul contabil al jurnalului de vânzări: Acest câmp vă permite să introduceți codul jurnalui de vânzări al programului dumneavoastră de contabilitate. Acest cod va fi exportat în fișierul de export contabil generat de Simple CRM si va permite contabilului dumneavoastră să importe automat intrările în software-ul său de contabilitate.



Memento prin e-mail pentru facturi neachitate 

       La D + 1 fată de termenele maxime de plată, Simple ERP poate trimite un memento al unei facturi neplătite.

Pentru aceasta, avem nevoie de o persoană de contact responsabilă pentru plata facturilor.

Această configurare vă permite să specificați datele de contact către care va fi trimis memento-ul.

       În cazul în care doriți să modificați textul e-mailului, trebuie să mergeți la Simple CRM -> Admin CRM -> 6. Modele de e-mail -> Căutati modelul de tip ADMINISTRATIV, numit "E-mail factură(i) neplătită( e) ".

Mai multe informații în explicația dedicată: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/cum-de-seta-memento-factura-prin-e-mail.html



2. Catalog de Produse / Servicii


       După realizarea acestei configurări de bază veți putea crea catalogul de produse și servicii.

Mergeți la "Produs", apoi faceți clic pe "Adaugă un Produs".

Numai partea "Vânzare" este obligatorie. Dacă nu doriți să gestionați cumpărarea, nu este nevoie de a finaliza partea de cumpărare.

În cazul în care nu gestionați stocul, nu uitați să debifați această opțiune în partea de jos.

       Rețineți că "NOTA" descriptivă a produsului poate fi modificată, dacă este necesar, pentru elaborarea unui document tip deviz, bon de comandă, factură sau bon de livrare ( aviz de expediție ).


După ce produsele au fost create, dacă aveți stoc, trebuie să stabiliți nivelurile stocurilor inițiale. Pentru a realiza acest lucru, vă rugăm să citiți această explicație: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/adaugarea-produselor-in-stoc-cu-simple.html



3. De reținut

       Simple ERP vă permite să urmăriți un proces complet de lucru: "Deviz" -> transformare în "Comandă" -> transformare în "Factură" -> transformare în "Aviz de expediție" ( sau "Bon de livrare" )  -> gestionarea mișcărilor de stoc.

În unele cazuri, aceste etape pot fi mai multe sau mai puține. Astfel, dacă este necesar, puteți crea o factură direct, de exemplu, în cazul unor contracte de livrări repetate ale unor produse sau servicii sau în cazul folosirii unui contor de vânzare.

      Atunci când creați o ofertă si o transformați, de exemplu, în comandă, cantitatea de produse sau servicii selectate poate fi modificată în funcție de rezultatul negocierilor cu clientul.

Se pot face mai multe versiuni ale unui deviz (ofertă) sau comandă. Numai facturile și avizele de expediție ( bonurile de livrare ) pot fi emise doar o singură dată.



4. Informații importante

       Acest site conține un meniu în dreapta care are mai multe explicații specifice.

Toate explicațiile referitoare la ERP au prefixul "ERP" în modulul de sortare din dreapta.

Iată câteva link-uri cheie pentru a vă ajuta în activitatea dvs:
Adăugarea de comentarii în liniile produselor în documentele comerciale
Gestionarea numerotării documentelor ERP
Facturarea unei comenzi în mai multe tranșe cu Simple ERP
Facturarea pentru clienții care plătesc imediat sau la termen
Vizualizarea documentelor comerciale dintr-un anumit interval de timp

5. Acces gratuit pentru contabilul dumneavoastră

       Contabilul dvs. poate avea acces la Simple ERP.

Există o licență specială în acest scop inclusă în abonament.

Acest lucru permite contabilului să fie autonom și să preia toate informațiile de care are nevoie pentru a realiza contabilitatea dvs. Explicație completă aici: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/search/label/ERP%20-%20Contabilitate

Crearea și înregistrarea documentelor în Simple ERP

 
     Simple ERP permite crearea unei serii de documente în format PDF.

Aceste documente sunt, în ordinea de creare posibilă:
- Deviz (Ofertă);
- Formular de comandă;
- Factură;
- Aviz de expediție.
Fiecare document moștenește setările din documentul din care provine.

      Exemplu: Factura generată de la o comandă de aprovizionare (Formular de comandă), transformată în vânzare realizată, moștenește societatea afiliată, persoana de contact și produsele conexe.

Dacă este necesar, se pot schimba liniile produselor de la un document la altul.

      Exemplu: Aveți 3 produse în ofertă. Le convertiți în comandă. Clientul dumneavoastră vă spune că el vrea în cele din urmă 4 produse. Puteți să adăugați produse la "Formularul de comandă" pentru a genera o nouă comandă în PDF. Se pot face mai multe versiuni ale unui deviz sau ale bonului de comandă. Numai facturile și avizele de expediție pot fi emise doar o singură dată.

Nu uitați: nu trebuie să treceți prin toate etapele (Deviz, Formular de comandă, etc.). În cazul unei vânzări imediate puteți crea direct factura.

      Desigur, toate documentele comerciale create sunt legate direct de Societatea și de persoana de contact înregistrată în Simple CRM.

Gestionarea de documente cu mai multe rate diferite de TVA

     Simple ERP gestionează perfect documente cu mai multe rate diferite de TVA.

Exemplu: sunteți o societate furnizoare de băuturi alcoolice (cu o rată a TVA-ului de 20%) si băuturi răcoritoare fără continut de alcool (cu o rată a TVA-ului de 9%). Pe o comandă a unui client aveți 2 produse, unul cu TVA de 20%, celălalt ca TVA de 9%.
      Puteți emite o singură factură care să cuprindă ambele produse, fiecărui produs în parte fiindu-i alocată rata de TVA corespunzătoare.

Vizualizarea documentelor comerciale dintr-un anumit interval de timp

     Pentru a vizualiza documente trebuie doar să utilizați filtre în aceste entități.

Pentru a face acest lucru, selectați următoarele setări:

Stare: toate stările sau o anumită stare vizată de dvs;
Data: selectați perioada;
Utilizator: debifați-i pe toți pentru a avea toți utilizatorii, sau selectați-i pe cei vizați;
Faceți clic pe "Căutare".

   
  Desigur, puteți restrânge căutarea prin specificarea unui anumit "Emitent", dacă lucrați cu mai multe societăți.

Limitarea voluntară a graficului din partea superioară

        Pentru a maximiza vizibilitatea informațiilor, Simple ERP utilizează aceeași logică ca și Simple CRM, adică afișarea grafică a celor mai mari 20 de afaceri, deschise sau în curs.

      Într-adevăr, dacă aveți, de exemplu, 150 de cazuri inițiate sau în curs de desfășurare, veți avea 150 de bastonașe mici, ale căror informații ar fi imposibil de citit.

      Graficul cu bastoane grafice a fost limitat în mod voluntar la afișare, fată de tipul Camembert de afișaj grafic care redă toate informațiile.

Lucrul cu depozite multiple și / sau produse multiple

      În cazul în care lucrați în mai multe companii, este posibil să doriți într-o zi să vedeți rapoartele de inventar și / sau miscarile de stoc, pentru una dintre societăti.

Mai mult decât atât, în general, o companie detine propriul stoc, dar ea a decis să lucreze în comun cu o altă societate în aceeași aplicație Simple CRM / ERP.

Există două soluții: fie depozite multiple, fie produse multiple. Depinde de dumneavoastră să alegeți soluția care vi se potrivește cel mai bine.


      DEPOZITE MULTIPLE

Aceasta este cea mai simplă soluție: crearea unui depozit pentru fiecare companie, deoarece filtrarea per depozit este posibilă prin intermediul PRODUSULUI.

      PRODUSE MULTIPLE

O altă posibilitate este de a crea mai multe produse, și anume câte unul pentru fiecare societate.

Exemplu: Societățile "Papetărie Paris" și "Papetărie Lyon" folosesc aceeași aplicație Simple CRM deoarece fac parte din același grup.

Prin urmare, acestea vor crea în categoria de PRODUS "Pix si Stilou" următoarele produse:

Pix - Bic / Paris
Pix - Bic / Lyon
Pix - Parker / Paris
Pix - Parker / Lyon


      Astfel, pentru a vedea starea produselor in stocul Paris, doar mergeți și scrieți PRODUSUL / Paris în numele produsului și aplicați filtrul.

Această soluție este aleasă în cazul în care companiile folosesc în comun stocurile lor.

Adăugarea produselor în stoc cu Simple ERP

      Pentu a adăuga produse în stoc mergeți la: "Meniul Principal" -> "Inventar" -> Faceți clic pe butonul: "Adaugă în stoc" -> Alocare titlu în: "Subiect" -> Numele furnizorului în: "Societate" sau "Contact" -> Starea interacțiunii: "În curs", apoi faceți clic pe: "Adaugă Produse".

            Adăugați produsele vizate, apoi faceți clic pe "Înregistrați".

            Confirmați mișcarea stocului din meniul inventarului (alegeți acțiunea "Validează mișcările de stoc") si "Înregistrați".

Diferența dintre produs și inventar în Simple ERP

      "Produs"- reprezintă starea stocului de produse în timp real.
Acest lucru este valabil și în cazul în care vă creați noi produse sau arhivati unele produse care dispar.

Dacă faceți clic pe un nume de produs, puteți vizualiza starea stocurilor pentru acest produs pe depozite. De asemenea, puteți vizualiza toate mișcările (mișcări de intrare și de ieșire) pentru acest produs.

      "Inventar"- vă permite să efectuați mișcări de intrare sau de ieșire a produselor.

Din inventar puteți lista toate mișcările făcute într-un anumit interval de timp. Veți putea vedea pe o perioadă de timp bine definită, mișcările pentru mai multe produse diferite, cu capacitatea de a filtra, de exemplu, pe depozite, societăți emitente, etc.

Retragerea produselelor din stoc

      Există două cazuri: vânzarea sau îndepărtarea manuală.

În cazul unei vânzări, reducerea stocului se face în mod automat. doar mergeți în "INVENTAR" și validați mișcarea.

Dacă este necesar, puteți elimina produsele din stoc ca parte a unui proces de transformare (a se vedea caz practic aici) sau declasare. În acest caz se merge întotdeauna la "INVENTAR" și se face clic pe butonul "RETRAGE DIN STOC".

Lansarea Simple CRM din ecranul de pornire Windows 8 pentru PC-uri și tablete

      După cum este indicat în configurația recomandată pentru Simple CRM, vă recomandăm să utilizați browserul Google Chrome în Windows 8 pentru PC-uri și tablete.

Atunci când este instalat, Google Chrome poate fi lansat din ecranul de start Windows 8.

Windows 8 pentru PC-uri și tablete nu permite adăugarea un element la ecranul de start Windows 8.
Vom folosi platforma Google Chrome pentru stocarea adresei dvs. Simple CRM.

1) Asigurați-vă mai întâi că Google Chrome rulează în Windows 8

      Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma de setări   (colțul din dreapta sus al ecranului).
În cazul în care mențiunea "Relansează Chrome în Windows 8" apare în partea de jos a listei, faceți clic pe ea.
În cazul în care opțiunea "Relansează Chrome în Windows 8" nu apare, mergeți la pasul 2.





2) Adăugați pictograma Simple CRM de pe raft

      Conectați-vă la pagina dvs Simple CRM (ați primit această adresă prin e-mail).
Odată ajuns pe pagina de conectare Simple CRM, faceți clic pe pictograma de setări   (colțul din dreapta sus al ecranului).

Faceți clic pe "Mai multe instrumente", apoi "adăugați la raft ...".





      Apare o casetă de dialog.





Raftul apare în partea de jos a ecranului cu o pictogramă pentru Simple CRM.

3) Lansarea Simple CRM din ecranul de pornire Windows 8

      Din ecranul inițial, Chrome va fi lansat.
Raftul apare în partea de jos a ecranului cu o pictogramă pentru Simple CRM.
Dați clic pe pictograma Simple CRM și veți ajunge la ecranul de conectare.

Schimbarea designului documentelor generate cu Simple ERP

      Pentru a schimba designul documentelor:

- Mergeți la modulul "Simple ERP";
- Mergeți la "Admin ERP";
- Faceți clic pe caseta "Model de document";
- Faceți clic pe unul dintre modele (de exemplu: Deviz);
- În "Design Model" alegeți, de exemplu, "Gri Modern 1" (puteți verifica modelele disponibile aici);
- Salvați Modelulul de document.

      Puteți genera apoi un document comercial (de exemplu, un deviz).
PDF-ul generat va utiliza modelul ales.

Introducerea în mod automat a condițiilor de plată sau de livrare în documentul Simple ERP

      În Simple ERP, pentru fiecare model de document, puteți stabili condiții de plată și / sau de livrare.
Apoi puteți modifica acești termeni pe fiecare document generat.

Pentru a face acest lucru:
- Mergeți în modulul Simple ERP;
- Mergeți la Admin ERP;
- Faceți clic pe fila "Model de document";
- Faceți clic pe numele modelului vizat;
- Apare modelul de document;
- Introduceți termenii de plată și / sau livrare  în "Condiții";

                            - Apăsați pe butonul "Înregistrare"

      Acum vom crea un nou document de vânzări, de exemplu un deviz.

- Mergeți în modulul "Simple ERP" (Meniu Principal -> Simple ERP);;
- Mergeți la pictograma "Deviz" (Meniul de sus> Deviz);
- Faceți clic pe butonul "Adaugă deviz";
- Introduceți subiectul, de exemplu: "Vanzare / Alimentator 9V";
- Selectați compania și (sau) persoana de contact;
- Faceți clic pe "Adaugă produse";
- Apare caseta de introducere a produselor;
- Câmpul "Condiţii de plată " este completat.

              - Dacă este necesar, conținutul acestui câmp poate fi modificat în funcție de condițiile specifice fiecărui client.

      Conținutul acestui câmp va apărea în devizul în format PDF.

Ștergerea memoriei cache a navigatorului web

      Pentru ca Simple CRM on-line să funcționeze în mod corespunzător după actualizare, este imperios necesar să goliți memoria cache a browser-ului dvs.

Pentru a afla cum să goliți cache-ul în Firefox, faceți clic aici.

Pentru a afla cum să goliți cache-ul în Chrome, faceți clic aici.

Pentru a afla cum să ștergeți cache-ul de pe iPhone / iPad, faceți click aici.

Pentru a afla cum să ștergeți cache-ul de pe Android, faceți clic aici.

Dispariția agendei Simple CRM din iPhone

      De cele mai multe ori, această disfuncție vine de la iPhone-ul este prea "încărcat": încărcarea procesorului telefonului este prea mare.

      Pentru a corecta această problemă, efectuați următoarele operații:

1) În primul rând, verificați configurația agendei pe iPhone așa cum este explicat pe această pagină.

2) Vom verifica acum încărcarea procesorului pe iPhone-ul dvs:
- Instalați pe iPhone-ul dvs aplicația gratuită: Battery Memory System Status Monitor;
- Lansați această aplicație;
- Veți obține un ecran de analiză a încărcării iPhone-ului dvs.

- În cazul în care încărcarea procesorului ("CPU Usage") este de 90% sau mai mult, trebuie să vă curățați iPhone-ul pentru a elibera suficient spatiu pentru ca actualizarea agendei Simple CRM să poată fi efectuată în mod corespunzător.

3) În continuare, accesați Setări -> Mail, Contacte, Calendar(Agenda) -> Calendar (partea de jos a ferestrei) și setați parametrii generali în acest fel:

4) Ștergeți conturile pe care nu le utilizați:
- Mergeți la Setări -> Mail, Contacte, Calendar(Agenda);
- Faceți clic pe fiecare cont pe care doriți sa-l ștergeți și apasați pe "Delete".

5) În cele din urmă opriți iPhone-ul, așteptați 45 de secunde și îl reporniți.

----

În cazul în care nu funcționează în continuare, accesați Setări -> iCloud -> și dezactivați sincronizarea calendarului cu iCloud.

Apoi ștergeți toate conturile din calendar, opriți iPhone-ul, așteptați 45 de secunde apoi reporniți-l din nou și adăugați calendarul(agenda) Simple CRM.

Modificarea numerotării facturilor

      Legea cere ca facturile să fie numerotate secvențial (ORDIN Nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015) fără întreruperea șirului de numere. Acesta este motivul pentru care nu se permite utilizatorilor să schimbe numărul la următoarea factură emisă.

Dacă ați emis deja facturi cu alte software-uri, trebuie să creați o serie diferită fată de prima serie de facturi.

Exemplu:
Ați emis deja facturile care poartă numerele F-0001 pana la F-0332 cu alte produse software. Doriți să emiteți următoarele facturi cu Simple ERP.

Trebuie să modificați seriile facturilor, astfel încât acestea să fie diferite de prima serie, începând de la 1, de exemplu: F2-0001, F2-0002, F2-0003, etc.

Pentru a face acest lucru:
- Mergeți la "Simple ERP" ( Meniul superior CRM -> Simple ERP);
- Mergeți la "Admin ERP" (Meniul principal ERP -> Admin ERP);
- Faceți clic pe butonul "2. Referințe";
- Faceți clic pe tipul de document ce trebuie modificat (în acest caz - Factura);
- În câmpul "Model de referință", introduceți de exemplu: F2 {} 4N (acest lucru va genera numere pe factură după cum urmează: F2-0001, F2-0002, F2-0003, etc.);
- Faceți clic pe butonul "Înregistrați".

Acum puteți genera facturi cu noul sistem de referințe (noua serie).

Facturarea pentru clienții care plătesc imediat sau la termen

      Trebuie să vă creați 2 modele de facturi (șabloane).

Un model va avea termen de plată, de exemplu 30 de zile, iar celălalt model termen de plată imediat.

Denumiți modelele în acest mod (de exemplu):
- Factura cu plată imediată;
- Factura cu plată la 30 de zile.

Atunci când creați factura, veți alege modelul corespunzător (caseta dintre "Adaugă produse" și "Societate emițătoare") pentru fiecare caz în parte.

Obținerea de informații despre companie sau despre contactul atașat

     În formularul de interacțiune, puteți deschide direct profilul companiei (sau persoanei de contact) atașate.

Mergeți cu mouse-ul peste pictograma de lângă numele societății atașate:

            O mică fereastră se deschide cu detalii despre companie.

Faceți clic pe butonul "Deschideți": fișa companiei se deschide într-o nouă filă.

Aceeași funcționalitate este disponibilă și pentru persoana (persoanele) de contact atașată.

Atribuirea un proiect implicit unui utilizator

      Pentru a aloca un proiect implicit la un utilizator de proiect:

1) Conectați-vă la Simple CRM ca Administrator ( mergeți la "Admin CRM": Meniul principal -> Admin CRM );

2) Faceți clic pe "Lista utilizatori";

3) Faceți clic pe numele utilizatorului de proiect vizat;

4) În "Proiect implicit", selectați proiectul;

5) Faceți clic pe butonul "Înregistrați";

     În acest fel, de fiecare dată când utilizatorul de proiect creează un contact sau o companie, acea persoană de contact sau companie va fi automat atașată la proiect.

Deschiderea lansatorului de aplicații Simple CRM

      Lansatorul Simple CRM vă permite să accesați funcții multiple și numeroase instrumente.

Simțiți-vă liber pentru a explora!

      Pentru a deschide lansatorul de aplicații faceți clic pe butonul "Lansare Aplicații" din partea stângă sus a ferestrei Simple CRM.

      Pictogramele sunt aranjate într-o pagină nouă, faceți clic pe fiecare pictogramă pentru a explora în detaliu caracteristicile și aplicațiile propuse.

Obținerea unei hărți a interacțiunilor

      Doriți să obțineți o hartă a interacțiunilor dvs., de exemplu, să vizualizați diferitele vizite ale clienților pe care doriți să le efectuați (tur de afaceri).

Pentru a face acest lucru:
- Creați unui proiect nou (sau deschideți un proiect existent);
- Asociați interacțiunile dorite cu acest proiect ( societăți, contacte, utilizatori, etc. );
- În partea de sus a listei interacțiunilor din proiect, faceți clic pe butonul "Harta Google Maps";

- Așteptați câteva secunde, harta corespunzătoare interacțiunilor proiectului va fi afișată.

Atașarea de fișiere la un model de e-mail

      Nu se poate atașa direct un fișier la un model e-mail Simple CRM. Aceasta este o limitare tehnologică inerentă în protocolul standard "mailto".

Iată ce puteți face în schimb:

      În cazul în care există o broșură sau un catalog, încărcați documentul pe site-ul dvs. și plasați un link în modelul de e-mail.
De exemplu, în modelul de e-mail, introduceți textul (fără ghilimele):

"Pentru a descărca broșura Products 2016, faceți clic pe următorul link:
http://www.site-de-la-societe.com/plaquette_produits_2016.pdf "

În momentul citirii de către destinatar, textul va fi convertit în link-ul pecare se poate face clic pentru a permite destinatarului să descarce fișierul.

În cazul în care există un contract de semnat, odată ce ați generat e-mailul, atașați fișierul direct la software-ul dvs de e-mail.

Ajustarea lățimii coloanelor de devize, comenzi, facturi

       Lățimea coloanelor devizelor, facturilor, avizelor de expediție generate de Simple ERP este autoadaptivă, se adaptează automat la lățimea conținutului.

Lățimea coloanelor prețurilor și cantităților este configurată inițial pentru 10 cifre. Chiar dacă acest număr de cifre este depăsit, prețul și cantitatea trecute în document, pentru un produs sau serviciu,  vor rămâne pe o singură linie.

Apoi, lățimea rămasă este atribuită denumirii produsului sau serviciului, denumire care se poate întinde pe mai multe linii.

Schimbarea în portocaliu a datei scadente a unei interacțiuni în agenda Simple CRM

      În agenda Simple CRM, termenul scadent al unei interacțiuni este materializat printr-o programare portocalie.

Pentru a schimba starea interacțiunii:
- Faceți clic pe zona portocalie vizată;
- Se deschide o fereastră, faceți clic pe "Modifică Detaliile";

- Schimbați data scadenței și faceți clic pe "Înregistrați"

Exportarea numerelor de mobil ale contactelor dumneavoastră pentru pregătirea unei campanii SMS

      Veți viza, probabil, trimiterea de mesaje SMS numai pentru anumite contacte, în funcție de interesul lor pentru produsele dvs.

      Mergeți la modulul "Cerere" (Meniul de sus -> Cerere).

În partea de sus a listei de casete de căutare cu mai multe criterii, selectați tipul de căutare ce trebuie efectuată ( contacte care sunt atribuite cel puțin unuia dintre centrele de interes selectate sau tuturor centrelor de interes selectate ).

Apoi alegeți criteriile de căutare.

În cele din urmă faceți clic pe butonul "Căutați".

      Veți obține lista de contacte atribuite acestor centre de interes.

Faceți clic pe butonul "Export în CSV". Se afișează lista ca un fișier CSV.

Deschideți acest fișier cu Excel. Coloana "Mobil" conține numerele de telefon mobil ale contactelor selectate.
      Utilizați această coloană pentru efectuarea campaniei SMS.

Gestionarea stării unei facturi cu Simple CRM

      Puteți gestiona starea fiecăreia dintre facturile dvs. către clienți cu Simple CRM.

Pentru a face acest lucru:

1) Creați sau modificați interacțiunea de facturare;

2) În interacțiune, schimbați starea facturii;

3) Înregistrați interacțiunea.

Urmărirea facturilor neplătite și relansarea clienților

      Modulul Simple ERP vă permite să obțineți o listă a facturilor neplătite și să relansați clienții.

1) La primirea plății integrale a unei facturi deschideți interacțiunea "Factură". În câmpul "Urmărire factură" alegeți "Factură Vanzări - 04 - Plata totală" și Salvați interacțiunea. Se înregistrează, una câte una, toate încasările pentru a avea o evidență actualizată a încasărilor.

             2) Pentru efectuarea urmăririi,  mergeți în modulul "Simple ERP / Factură" (Meniul de sus ->Simple ERP  -> Meniul de sus -> Factură).

       În partea de sus a listei de facturi, faceți clic pe butonul "Lista de facturi neachitate".

   
               Veți obține lista facturilor neplătite. Faceți clic pe fiecare interacțiune relevantă pentru a relansa clientul.

Exportarea facturilor emise pentru software-ul de contabilitate

      Aveți posibilitatea să efectuați exportul facturilor emise pentru integrarea directă în software-ul de contabilitate.

Pentru aceasta, mergeți la modul "Simple ERP" / "Factură" (Meniul de sus ->  Simple ERP -> Meniul de sus -> Factură).

Faceți clic pe butonul "Exportă facturi emise ". Veți obține un fișier CSV care conține înregistrările contabile aferente facturilor emise.

Afișarea optimă a agendei pe smartphone sau Google Calendar, Outlook

       Pentru o afișare optimă a agendei Simple CRM pe smartphone-uri, Google Calendar, Outlook, etc, perioada de afișare este limitată în timp.
În mod implicit, această limită este de 30 de zile în trecut și 90 de zile în viitor.
Dacă este necesar, se poate mări limita maximă la 90 de zile în trecut și 180 de zile în viitor.

Pentru a face acest lucru:
- Conectați-vă la Simple CRM cu un cont de administrator;
- Mergeți la fereastra "Setări";
- Editați câmpurile "Perioadă Agenda iCal" -> "Zile înainte" și "Zile după";
- Dați clic pe "Înregistrați".

Reactivarea unui element arhivat

      În Simple CRM contactele, companiile și proiectele nu sunt șterse, ele sunt arhivate.
În acest fel sunteți siguri că nu se pierde vreun element important, chiar dacă este administrat greșit.

Pentru a reactiva un element arhivat (de exemplu, o companie):
- Mergeți la modulul "Societate" (Meniul de sus -> Societate);
- Derulați în jos pe pagina până găsiți lista firmelor arhivate;
- Bifați compania vizată pentru a o reactiva și faceți clic pe "Înregistrați";

Dezactivarea gestiunii stocurilor

       Modulul Simple ERP permite controlul stocului unui produs în timpul creării documentelor (avize, facturi, etc.).

Aveți posibilitatea să dezactivați gestiunea stocurilor pentru fiecare produs.

Pentru a face acest lucru:

        1) Mergeți la modulul "Simple ERP" (Meniul de sus ->Simple ERP);

        2) Faceți clic pe pictograma "Produs" (Meniul de sus -> Produs);

        3) Deschideți produsul vizat și faceți clic pe caseta "Modifică Produs";

                   4) Debifați "Activează gestiunea stocului" și faceți clic pe "Înregistrați".

Atribuirea persoanelor de contact și companiilor într-un proiect

     Utilizatorii de proiect au drepturi limitate de acces la informațiile din Simple CRM. Persoanele de contact, companiile, interacțiunile autorizate trebuie să fie incluse într-un proiect legat de utilizatorul proiectului. Referitor la acest subiect a se vedea FAQ: "Limitarea accesului unor utilizatori la anumite contacte, parteneriate și interacțiuni, permiterea accesului deplin al altor utilizatori".

      După un import de date (a se vedea: "Importul datelor de contact în format CSV"), dacă doriți să atribuiți contacte nou importate și companii la un utilizator de proiect, urmați pașii de mai jos:

1) Mergeți la modulul de interogare (Meniul superior -> Cerere)

2) Dați clic focalizarea corespunzătoare pentru a importa (de exemplu: "Import 2015-08-05 03:22:45").
Faceți clic pe "Căutare".

3) Veți obține o listă a persoanelor de contact și a companiilor importate.
Faceți clic pe butonul: "Adăugați la proiect".

4) O pagină va apărea, permițându-vă să alegeți proiectul care implică persoanele de contact și companiile importate.
Selectați proiectul și faceți clic pe butonul "Adăugați la Proiect".

      Contactele și companiile sunt acum legate de proiectul specificat.

Memento automat prin e-mail pentru facturile neplătite

      Simple CRM  are acum o noua facilitate: memento automat prin e-mail pentru facturile neplătite, direct din modulul software de facturare.

Această funcție este rezervată pentru utilizatorii modulului opțional Simple ERP.

      Pentru a utiliza această funcție trebuie, mai întâi, să configurați Simple ERP.

Pentru asta, mergeți la pachetul "Simple ERP": meniu principal -> Simple ERP.
Apoi mergeți la "Admin ERP": meniu principal -> Admin ERP.
Faceți clic pe fila "8. Parametri".

Introduceți informațiile de contact care vor fi transmise în e-mailul memento (nume, telefon, adresa de e-mail) și selectați șablonul de e-mail care va fi utilizat la trimitere.

Pentru a activa această caracteristică bifați: "Activează memento automat al facturilor neachitate prin intermediul e-mailului".

      Când această funcție este activată, o dată pe zi, Simple CRM caută în interacțiuni facturile neplătite ajunse la scadență în ziua precedentă.

Exemplu: suntem în 21/12/2015.
Simple CRM caută interacțiuni:
- Create cu pachetul Simple ERP
- Tip: "Administrativ - Altele" (facturi)
- Deschise sau în curs de desfășurare
- A căror dată scadentă este cu o zi înainte (în exemplul nostru: 20/12/2015)
- Care sunt monitorizate: "Factură vânzare - 02 - Trimisă"

      Pentru fiecare dintre interacțiunile care corespund acestor criterii, Simple CRM:
- Trimite un memento prin e-mail la adresa de contact;
- Va monitoriza interacțiunea la "Factură Vanzare - 06 - e-mail memento"

- Marchează această modificare în câmpul "Note" al interacțiunii.

Crearea tipurilor de interacțiuni

Începând cu versiunea 6.2, Simple CRM permite crearea unor tipuri personalizate de interacțiuni.

Aceste tipuri de interacțiuni sunt utilizate în interacțiuni și rapoarte.

De exemplu, să presupunem că sunteți un canal TV și produceți un program de pe Simple CRM. Veti crea apoi diferitele etape de lucru, din zona de administrare (Meniul de sus -> Admin CRM -> Tipuri de interacțiuni).

          Apoi, puteți utiliza aceste tipuri de interacțiuni personalizate în interacțiunile dumneavoastră.

                        După aceea, puteți crea rapoarte bazate pe aceste tipuri de interacțiuni personalizate.

Ascunderea prețurilor de pe notele de livrare în Simple ERP

     Modulul Simple ERP poate genera documente de afaceri în PDF cu Simple CRM.

Prin urmare, acesta este un modul de management al afacerii și în același timp software de facturare.

Pe anumite tipuri de documente (note de livrare, etc.), nu afișează neapărat prețurile.

Pentru a ascunde prețurile de pe documente, trebuie să deschideți modelul de document și să debifați "Afișează prețurile pe document".

     Pentru a face acest lucru:
- Mergeți în modulul "Simple ERP" (Meniu principal -> Simple ERP);

- Mergeți la "Admin ERP" (Meniu principal -> Admin ERP);

- Faceți clic pe caseta "3. Model de document";
- Faceți clic pe modelul documentului în cauză;
- Debifați "Afisează prețurile pe document";

- Faceți clic pe "Înregistrați".

Apoi, utilizând acest model în documente, nici prețul produselor, nici totalul sau TVA-ul va fi afișat.

Eliminarea tipurilor personalizate de interacțiuni

     Începând cu versiunea 6.2, Simple CRM vă permite să creați tipuri personalizate de interacțiuni.

Pentru a elimina tipuri personalizate de interacțiuni:
- Mergeți la modulul  "Admin CRM" (Meniul de sus -> Admin CRM);
- Dați clic pe "Tipuri de interacțiuni";
- Verificați tipul de interacțiune pe care doriți să-l ștergeți și faceți clic pe butonul "Salvare";
- Un mesaj de confirmare apare, faceți clic pe "OK".

      Atenție: în cazul eliminarii unui tip de interacțiune, toate interacțiunile de acest tip nu vor mai fi asociate unui anumit model de interacțiune, ele pot fi văzute doar în cazul în care vor fi afișate toate tipurile de interacțiuni.

Studiu de caz: gestionarea scripturilor de apel și a răspunsurilor primite într-un call center

      Acest studiu de caz descrie dezvoltarea și gestionarea unei campanii de apeluri efectuate de către un centru de apel (call-center) cu Simple CRM.

      Configurarea scripturilor de apel se face cu ajutorul modelelor de interacțiuni.
Odată ce campania de apeluri a fost generată, tele-operatorii deschid fiecare interacțiune, citesc scenariul și recepționează răspunsurile la chestionare.

1) Crearea de modele de interacțiuni
În primul rând, trebuie să creați un model de interacțiune.
Subiectul modelului de interacțiune descrie în câteva cuvinte obiectul anchetei.
În câmpul "Note" al interacțiunii lipiți scriptul de apel.
Pentru a salva modelul de interacțiune apăsați pe "Înregistrați modelul".

2) Crearea campaniei de prospectare
Acum creați campania de prospectare, folosind modelul de interacțiune creat la punctul 1).
Pentru a crea o campanie de prospectare, vă rog să urmați link-ul: crearea campaniei de prospectare.

3) Citirea scriptul de apel și recepționarea răspunsurilor clienților
Odată ce campania este generată de manager, tele-operatorul se conectează la Simple CRM. Se face acest lucru direct din "Biroul" Simple CRM, care prezintă lista operațiunilor de prospectare ce trebuie realizate.

      Pentru fiecare interacțiune de prospectare, tele-operatorul:
- Deschide interacțiunea;
- Solicită apelarea telefonică (Simple CRM poate apela numărul de telefon al persoanei vizate);
- Execută scriptul de prospectare;
- Receptionează răspunsul persoanei vizate;
- Modifică starea interacțiunii în funcție de răspunsul primit: planificarea unei vizite de prospectare, trimitere de brosuri, realizarea unui deviz, etc.
- Modificarea stării de interacțiune: "În desfășurare", în cazul în care ar trebui luate măsuri sau "Terminat", atunci când persoana vizată nu este interesată;
- Înregistrează interacțiunea.