Crearea câmpurilor personalizate cu Simple Custom

Simple Custom vă permite să adăugați câmpuri personalizate:

  - Societate

  - Contact

  - Proiect

  - Interacțiune

Aceste câmpuri pot fi de tip:

  - Texte

  - Cifre

  - Date

  - Meniu derulant





Puteți realiza, desigur, căutări în aceste câmpuri.


Crearea câmpurilor

Primul pas, în cazul în care doriți să aveți un meniu derulant, este să stocați conținutul meniurilor.

Să presupunem că doriți să specificați sectorul de activitate al unei companii.





Trebuie sa mergeti la:

1. Spațiul "Admin CRM"
2. Selectați tab-ul "Gestiunea listelor"
3. Introduceți numele listei
4. Faceți clic pe "Înregistrați"
5. Un nou buton "Elementele Listei" va apărea: Faceți clic pe el
6. Introduceti elementele listei și salvați

Această etapă odată realizată, reveniți la zona de administrare "Admin CRM" și selectați "Câmpuri personalizate", apoi selectați entitatea în cadrul căreia doriți să creați câmpuri:





Apoi, pur și simplu:

1. Numiți câmpul dvs personalizat

2. Alegeți tipul său (Text, Numere sau Date)

3. Legați sau nu o listă de meniu derulant

4. Faceți clic pe butonul "Înregistrați" prezent în partea de jos a paginii






În cazul în care doriți să modificați ordinea câmpurilor, pur și simplu indicați cu mouse-ul câmpul vizat, apoi faceți clic pentru a efectua un drag and drop.

Efectuarea unei căutari în câmpurile personalizate

  - Mergeți la "Căutare"

  - Faceți clic pe "Căutare avansată"





  - Mergeți la "Modul Expert"

  - Apoi, în partea de jos a ferestrei, efectuați cautări în câmpurile personalizate dorite.

Importanța stăpânirii conceptului de interacțiune

       Scuza cea mai folosită în lumea afacerilor este: "N-am avut timp." Pur și simplu înțelegerea modului în care functionează interacțiunile din Simple CRM nu este suficientă; este esențial să gestionati timpul dumneavoastră în mod corespunzător.


       Gestionarea optimă a timpului se învață. Pentru a face acest lucru, vă recomandăm să citiți manualul Simple CRM, capitolul "Optimizarea proceselor de afaceri." În plus, puteți viziona, de asemenea, un video care vă va învăța tehnici pentru a elimina expresia "nu am avut timp", pe pagina: https://www.youtube.com/watch?v=SlWMjXps-o0 # sthash.BdmfDOfm.dpuf


Ce este o interacțiune?


       O interacțiune poate gestiona toate procesele de afaceri: o vânzare, cumpărare, etapele de implementare a proiectelor, etc.










        Interacțiunile sunt vizibile în două forme: un format de calendar (pentru o mai bună vizibilitate a disponibilității în timp) și sub formă de listă (pentru o mai bună vizibilitate a informațiilor care constituie interacțiunea și procesarea lor mai rapidă).

       Interacțiunile sunt inima afacerii dumneavoastră pentru că prin ele vă gestionați timpul in relațiile cu clienții și furnizorii dvs.


STĂRILE INTERACȚIUNILOR

O interacțiune poate avea 3 stări:

  1.   DESCHISĂ: este planificata, dar nu ati început să lucrati la ea. V-ați oprit, stadiul este roșu.
   2.  ÎN CURS: ati început să lucrati la ea. Curaj, va fi în curând terminată, ajungeti la lumină (lumina care este galbenă).
   3.  TERMINATĂ: ați terminat această interacțiune. Culoarea este verde, puteți continua, mergeti mai departe. 

Diferențele dintre o întâlnire și o sarcină de realizat

Timpul de lucru este compus din două familii de interacțiuni: sarcini și întâlniri.

       O sarcină este o Interacțiune care nu este strict delimitată în timp. De exemplu, trebuie să cititi un document în această săptămână, cu termenul limită de joi. Prin urmare, o sarcină are o dată de început (care este punctul de la care se poate efectua această interacțiune, iar termenul limită este termenul in care această interacțiune trebuie să se realizeze pe deplin).

        O întâlnire este o acțiune fixată în timp, care începe de la un anumit moment și se termină la un anumit moment. Pentru a seta ora de terminare am ales un timp pentru această întâlnire.

 De exemplu: aveți o întâlnire cu dl Bertrand pentru ca acesta să-și prezinte produsul X, marti de la 10:00 până la 11:45.

Pentru a distinge o sarcină de o întâlnire, bifați caseta SARCINĂ din interacțiune:

       Este esențial să se facă această distincție. Dacă setați toate sarcinile ca întâlniri, atunci când deschideți calendarul acesta va fi umplut! Prin urmare, în cazul în care un client are o solicitare urgentă, atunci când deschideți calendarul, va părea plin. Nu se poate să-i oferiti o programare rapidă, clientul va avea concurentă. Pe scurt: completati în mod corespunzător calendarul dumneavoastră prin separarea corectă a sarcinilor și întâlnirilor.







Informatii suplimentare sunt disponibile in fisierul video "Nu am avut timp".


O interacțiune evoluează în timp


       Aici este greseala clasică pe care o fac noii utilizatori Simple CRM: apelarea unui potențial client, se creează o interacțiune, Stare: "In curs", Vânzare - 01 - Intrare in contact. Până în prezent este bine. Potentialul client a declarat că este interesat, dar, în prezent, este copleșit și cere să fie contactat din nou peste trei luni. Prin urmare, utilizatorii vor avea tendința să treacă interacțiunea in "Terminată" apoi de a crea o nouă interacțiune pentru a ajunge din nou la acel potențial client în 3 luni.

       Eroare! Ideea este de a lucra cât mai puțin posibil. Prin urmare, în urma acestui răspuns al clientului, faceți clic pe butonul "Marcaj temporal" și scrieti: "Client potențial interesat, dar copleșit. El a cerut să fie contactat din nou peste 3 luni". Și schimbati data interacțiunii, astfel încât să apară în calendarul dvs. Simple CRM peste 3 luni.



 



       Amintiți-vă că interacțiunea este ceva care evoluează în timp până la o concluzie care este fie pozitivă (Vânzare câștigată, Livrare receptionată pozitiv, Bilet de suport rezolvat, etc ...) fie negativă (Vânzare pierdută, Livrare receptionată negativ , etc.), și, odată ce acest lucru a ajuns in această fază, se face schimbarea de facto a interacțiunii în stare "Terminată".


 


 FOCUS: REAMINTIREA ÎNTÂLNIRILOR PRIN Happi

       Când aveți o întâlnire, selectați mass-media: Reamintirea întâlnirilor prin Happi. Astfel interlocutorul dvs va primi două remindere: cu o zi înainte și o alta în ziua întâlnirii. Dar, atentie! În cazul în care după întâlnire scrieți în câmpul memo "client interesat, faceti un deviz înainte de joi", bifați caseta SARCINĂ de realizat până mâine, va primi și clientul două noi memento-uri pentru această întâlnire! Amintiți-vă, prin urmare, să schimbati mass-media pentru a evita această problemă.


 



       Grație notelor marcate temporal, chiar dacă reluați o interacțiune șase luni mai târziu, veți găsi tot istoricul relației, permițându-vă să aveți un dialog mult mai eficient.

       Sugestie: pentru a distinge propriile note de ale unui client puneți în ghilimele răspunsul clientului (rezumatul discutiei telefonice sau un element important extras din e-mail).



 
 


 FOCUS: DATA DE ACTUALIZARE
Data de actualizare este implicit data de începere a interacțiunii.

       Această dată este schimbată automat în următoarele cazuri:
- Când treceți tipul de interacțiune în "Achiziție - 6 - Recepție"
- Când treceți tipul de interacțiune în "Transport - 7 - Recepție pozitiva"
- Când treceți tipul de interacțiune în "Proiect - 8 - Livrare definitivă"
- Când treceți tipul de interacțiune în "Suport - 5 - Proces Verbal Confirmare"
- Când treceți tipul de interacțiune în "Vânzare - 6 - Câștigat".

       De exemplu, vom regăsi momentul in care o interacțiune de vânzare a fost trecut în "Vânzare câștigată". Această setare a datei permite, de fapt, realizarea de rapoarte. Informații detaliate privind rapoartele gasiti pe pagina: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/filtrarea-interactiunilor-dintr-un.html






Atribuirea unor tipuri corecte de interacțiuni catre utilizatori

       Din moment ce interacțiunile pot gestiona totul, aceeași flexibilitate poate induce în eroare utilizatorii! Este adevărat că pentru un agent comercial a vedea tipurile de interacțiuni de cumpărare, achizitii sau administrare nu are nici un sens.

       Pentru a facilita adoptarea Simple CRM de către utilizatori, trebuie să setați pentru fiecare utilizator tipurile de interacțiuni pe care le va utiliza.

       De exemplu, în imaginea de mai jos, acest utilizator va vedea numai tipurile de interacțiuni de Vânzare, Privat și E-mail:





       Atenție: Lăsați întotdeauna, indiferent de profilul utilizatorului, tipurile de interactiuni "E-mail" și "Privat". Tipul "Privat" face posibilă programarea vacantelor sau o programare la dentist iar "E-mail" se potrivește cu e-mailurile pe care le transferați in software-ul Simple CRM (a se vedea explicația detaliată pe pagina: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/06/simple-crm-ofera-mai-multe-modalitati.html ).

Importarea cu ușurință a datelor în Simple CRM

       Simple CRM oferă acum un modul nou de import al contactelor și societăților afiliate. Acest nou modul a fost proiectat pentru a ușura utilizarea aplicației Simple CRM.

       Avertisment: dacă lucrați pe dispozitive Mac, trebuie, atunci când se pregătesc fișierele de import, să se lucreze cu Libre Office pentru Mac. Detalii suplimentare se găsesc în acest articol.

Procedura de import

1) Se pregătește fișierul cu date, maximum 1000 de linii pentru fiecare fișier, cu LibreOffice obligatoriu. Puteți descărca gratuit LibreOffice.
Salvați fișierul în CSV, setul de caractere UTF8, separator virgulă (,) delimitator ghilimele ( "). Accesați această pagină pentru a vedea cum să salvați în mod corespunzător fișierul CSV.

2) Mergeti la modulul de administrare (Meniu principal -> Admin CRM) și faceți clic pe "3.Importati datele", apoi faceți clic pe butonul "Import asistat de societăți și / sau persoane de contact asociate în format CSV."



 



3) Faceți clic pe butonul "Browse ..." și selectați fișierul CSV pentru import.



 








Faceți clic pe "Lansați analiza fișierului".



 



Așteptați câteva secunde, fișierul apare mai jos. 



 




4) Pentru fiecare coloană de pe care doriți să importați date, selectați câmpul în care vor fi importate datele.











       Trebuie să atribuiți o coloană într-unul din câmpurile "Contact -Nume" sau "Societate - Nume".

       În cazul în care doriți să atribuiți date de contact profesionale, utilizați câmpurile "Legatura contact-societate" din partea de jos a listei.

       Pentru a avea acces la toate coloanele din fișierul de date, parcurgeți tabelul spre dreapta sau stânga utilizând bara de defilare din partea de jos a paginii.













Gestionarea dublurilor

       Pentru a preveni crearea de duplicate, modulul de import arată mai întâi dacă contactul sau societatea există deja în baza de date Simple CRM.

Pentru persoanele de contact, identificarea se face in campul "Contact - E-mail personal" sau "Legatura contact-societate - E-mail profesional".

Pentru societăți, identificarea se face în ordinea:
- În câmpul "Societate - Numar SIRET";
- În câmpul "Societate - Numar TVA";
- În câmpul "Societate - Numar Reg. Com."
- În câmpurile "Societate - Nume", "Societate - Cod postal", "Societate - Localitate", adică o societate este recunoscută dacă are atât același nume cât și codul poștal și aceeași locație ca o societate deja existentă în Simple CRM.


5) După ce ați verificat alocarea corectă a coloanelor la câmpurile Simple CRM, faceți clic pe "Start import". 
Atenție: odată ce această operațiune este finalizată, nu puteți merge înapoi sau să anulați importul.









 O întrebare de confirmare apare, faceți clic pe OK.










      Așteptați câteva secunde în timp ce importul se efectuează.
Este afișat un mesaj de confirmare, cu numărarea elementelor create și actualizate.



 







 
 



 

Utilitatea generatorului de cod QR prezent în lansatorul de aplicații

      Codul QR este o mare oportunitate de a lega un telefon mobil la conținut online.
 
      Exemplu de aplicare: dacă imprimați documente pe hârtie, creați un cod QR pe baza URL-ului (adresa web a paginii) fișei de înregistrare a societății sau a persoanei de contact sau a unui proiect.

      Deci, vă puteți scana codul QR cu telefonul mobil și ajungeți direct la pagina  de înregistrare a companiei sau a persoanei de contact sau la programul complet al unui proiect, cu telefonul; este ideal pentru a crea o legătură fizică între înregistrările pe hârtie și Simple CRM.


 


 

Cronometrarea timpului de lucru în Simple CRM și asocierea cu costurile de producție

       Acest lucru este posibil în Simple CRM.

Atunci când intrați într-o interacțiune, puteți începe cronometrarea.
 
La sfârșitul lucrării opriți cronometrul și puteți calcula costul muncii realizate.

       Costul este calculat pe baza costului orar pe care administratorul / managerul intern al Simple CRM l-a atribuit profilului de utilizator din interfața de administrare.
 
De exemplu, costul mediu al unui angajat în Franța este de 28 euro pe oră.


 


 

Legătura între Simple CRM și Facebook, Twitter, Linkedin, Viadeo, Google+, etc

       Simple CRM este conectat la social media prin intermediul modulului său Social CRM.

       Există două scenarii practice:
1. Fie ai deja contactul social al unei persoane de contact sau al unei societăți, caz în care Simple CRM vă va permite să vizualizați și să analizati activitatea lor socială.

2. Fie Simple CRM vă va ajuta să găsiți acea persoană pe social media, fiind apoi capabil să "monitorizeze".


 




 

Rolul pictogramelor SendGrid și Mailjet prezente în lansatorul de aplicații Simple CRM

       Este util să se știe dacă e-mailurile pe care le trimiteți clienților, furnizorilor și partenerilor au ajuns la destinație și dacă acestea au fost citite.

       Într-adevăr, este posibil ca adresa dvs. de e-mail să fie văzută ca o adresă de SPAM.

Prin urmare, este util să treacă printr-un serviciu de rutare de e-mail plătit.

       Pe scurt: în loc de a folosi serverul SMTP clasic ( adica trimiterea de e-mail de catre server), veți trece printr-o companie specializata în rutarea e-mailurilor. Cei doi lideri mondiali sunt SendGrid și Mailjet.

       Ambele link-uri furnizate vă permit să vă înregistrați. Mailjet are o ofertă gratuită pentru 6000 de e-mailuri trimise pe lună și SendGrid o ofertă gratuită pentru 2000 de e-mailuri pe lună.
 

Puteți opta, dacă este necesar, pentru o versiune plătită care vi se potrivește cel mai bine.

       În cele din urmă, Simple CRM vă permite să vizualizați direct rapoartele ambilor furnizori profesioniști de SMTP.


 

Rapoarte de vânzări pe mai multe luni sau ani

       Simple CRM permite modulul BI / raportare, compară rezultatele de vânzări pe parcursul mai multor luni și / sau ani specificând utilizatorul (de exemplu, un agent comercial) și / sau obiectul oportunității de vânzare ( tipul / gama de produse).

Apare un raport sub formă de grafic și un tabel centralizator.

       Pentru a face acest lucru, mergeți la lansatorul de aplicații, faceti clic pe "Rapoarte" apoi pe butoanele din imaginea interactivă de mai jos:

Integrarea calendarului Simple CRM în calendarul iPhone sub iOS7

       Vă puteți importa calendarul Simple CRM de pe iPhone sau iPad.

1) Accesați contul dvs. Simple CRM de pe iPhone sau iPad;

2) Deschideți lansatorul de aplicații;

3) Faceți clic pe fila "Sincronizare";

4) Faceți clic pe "Agenda pe iPhone";

5) Urmați explicațiile.

Inserarea informațiilor de contact ale companiei sau persoanei de contact într-un deviz sau factură în Simple CRM

       Inserarea coordonatelor companiei sau ale persoanelor de contact într-un deviz sau factură este posibilă în Simple CRM datorită pictogramei "clipboard".

Explicații în imaginea următoare:



 



 

Cu Simple CRM puteți scrie e-mailuri preconfigurate

      Într-o interacțiune deschisă în Simple CRM, două meniuri derulante vă permit să selectați șablonul de e-mail pe care doriți să îl utilizați.

      Vă punem la dispoziție un număr mare de modele de preconfigurate. În acest fel veți obține cereri de devize, cereri de feedback pentru devize, memento al unei facturi neplătite, etc.

      Bineînțeles că puteți crea propriile șabloane pentru ca Simple CRM să se potrivească cu nevoile dvs. specifice, cum ar fi managementul vânzărilor, cumpărari, administrativ, marketing, proiecte, etc.

Crearea acestor modele necesită acces la spațiul de administrare.
 
      Pentru detalii, a se vedea filmul explicativ: https://www.youtube.com/watch?v=Kf3buv9aQYk

Accesul simultan către mai multe entități

       Pentru a accesa simultan mai multe entități Simple CRM deschideți lansatorul de aplicații, faceți clic pe "Entități", faceti click pe entitatea dorită (Societate, Contact, etc.) iar aceasta se va deschide într-o altă filă a browser-ului.

Comenzi rapide de la tastatură către Simple CRM

       Software-ul Simple CRM online are o serie de comenzi rapide de la tastatură care vă permit să accesați cu ușurință diferite entități.
 




       Aici sunt combinațiile de taste (notă: la dispozitivele MAC trebuie apăsată tasta  CTRL înainte de ALT):

- Desktop Simple CRM = Alt Shift b

- Contact = Alt Shift c

- Societate = Alt Shift s

- Interacțiuni = Alt Shift i

- Proiect = Alt Shift p

- Căutați =Alt Shift l

- Cerere = Alt Shift r

- Documente = Alt Shift o

- Deviz = Alt Shift a

- Admin CRM = Alt Shift m

- Suport = Alt Shift h

- Autentificare = Alt Shift q

- Lansator de aplicații = Alt Shift w

- Căutarea unui termen în pagina afișată = Ctrl f

- Imprimare pagină = Ctrl p

- Zoom in = Ctrl +

- Zoom out = Ctrl -

- Revenire la pagina anterioară = Alt săgeată stânga

- Ecran complet = Tasta F11 (idem pentru revenire)

- Deschide o pagină într-o altă fereastră = click pe scrolul mouse-ului