Securizarea Simple CRM

     Siguranța Simple CRM este esențială.

Am creat criptarea datelor, criptarea comunicațiilor și 5 backup-uri de zilnice a serverului dvs. Simple CRM.


     Puteți avea o casă cu un sistem de închidere bun, o alarmă și un seif: dacă copiii dau cheia oricui, nu conectați alarma și ați pus un post-it pe piept cu cifrul seifului, măsurile dumneavoastră de protecție vor fi ineficiente.

Prin urmare, vă sugerăm măsurile de siguranță și regulile de urmat.


Gestionarea licențelor Simple CRM


     Dacă nu utilizați toate licențele dvs., dezactivați licențele inactive.

Pentru a face acest lucru mergeți, ca administrator, în Admin CRM -> Lista utilizatori -> faceți clic pe numele licenței neutilizate -> faceți clic pe butonul DEZACTIVARE aflat în josul paginii.














     În mod similar, atunci când un angajat părăsește compania, puteți fie arhiva contul, fie puteți redenumi numele de utilizator și parola pentru a transmite volumul său de muncă persoanei care a fost angajată să-l înlocuiască.


 Gestionarea drepturilor utilizatorilor


     Puteți limita ceea ce un utilizator poate vedea.

Dacă este necesar pentru dvs, vă rugăm să citiți explicația pe această pagină: https://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/06/limitarea-accesului-unor-utilizatori-la.html


Limitarea funcționalităților la care au acces utilizatorii

 
     Vă încurajăm să reduceți la minimum drepturile utilizatorilor.

Pentru a face acest lucru, aici sunt opțiunile recomandate (nu bifați căsuțele):


 


 Nu uitați să faceți clic pe "Înregistrați".


 Limita extremă

 
     Dacă este necesar, este posibil ca un utilizator să aibă numai acces tip read-only. Acest tip de utilizator poate doar vizualiza informații.

A se vedea explicația suplimentară pe pagina: https://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/limitarea-accesului-unui-utilizator-sa.html


 Alegerea unei parole sigure

     În mod implicit, noi oferim o parolă complexă.

O puteți schimba.

Cu toate acestea, dacă modificați, alegeți o parolă puternică.

     Pentru a genera o parolă puternică, vă sugerăm să utilizați acest generator gratuit de parole: https://passwordsgenerator.net/


Niciodată nu dați parola nimănui

     Acest lucru poate părea evident și totuși ... ei bine, nu scrieți parola pe un post-it lipit pe monitorul dvs.

     Niciodată nu lăsați Simple CRM conectat dacă nu sunteți în fața calculatorului. Atunci când luați o pauză pentru o cafea sau când mergeți la o întâlnire, deconectați-vă!

     Sugestie: dacă uitați să vă deconectați, vă puteți deconecta de la distanță. Pentru a realiza acest lucru, pur și simplu conectați-vă la Simple CRM cu telefonul mobil. Acest lucru va deconecta în mod automat cealaltă conectare. Apoi, deconectați-vă de pe telefonul mobil!


Partea umană: resursele umane

     Primul defect într-un sistem este întotdeauna ființa umană.

Este imperios necesar să comunicați informațiile menționate mai sus angajaților dumneavoastră.

     În mod similar, este imperios necesar să adăugați în contractul de muncă al angajaților dumneavoastră clauza de respect pentru instrumentul CRM, definind faptul că angajații dvs. nu pot încerca să copieze datele prezente în sistem.

Și, desigur, de securitatea de bază

     Este esențial să echipați calculatorul dvs cu un antivirus actualizat.

Într-adevăr, un spyware ar putea copia de la distanță datele de conectare / parola aflate într-un calculator neprotejat.

     Pentru a vă proteja de această amenințare, nu ezitați să contactați echipa de întreținere IT SIMPLE SUPPORT: http://depannage-maintenance-informatique.fr

 

 

Crearea unui tichet de suport sau a unei oportunități de vânzare pe chat-ul site-ului dvs

       Simple CRM oferă un chat care vă va permite gestionarea aspectelor tehnice sau comerciale.

Pentru a accesa acest modul, trebuie să mergeți la "Lansatorul de aplicații":

       Dacă este necesar, se poate, prin intermediul chat-ului, să creați un tichet de suport sau o oportunitate de vânzare.

Pentru a face acest lucru, pur și simplu transferați schimbul de informatii din chat în Simple CRM prin intermediul adresei dvs. personale Simple CRM (a se vedea explicația aici):

Personalizarea numelor utilizatorilor Simple CRM

       Pentru a personaliza parola unui utilizator Simple CRM :

1) Conectați-vă la Simple CRM cu un cont de administrator;

2) Mergeți la "Admin CRM" (meniul de sus -> Admin CRM);

3) Faceți clic pe "Listă de utilizatori";

4) Faceți clic pe numele utilizatorului ce urmează a fi personalizat;





5) Modificați câmpul "Identifiant de conexiune", dacă doriți să modificați ID-ul de autentificare al utilizatorului;

6) Modificați câmpul "Nume utilizator", dacă doriți să schimbați numele utilizatorului așa cum va apărea în Simple CRM;





7) Faceți clic pe "Înregistrați".

Crearea unor câmpuri specifice pentru clasificarea clienților

       Toate câmpurile specifice sunt CENTRE DE INTERES pe care le creați folosind butonul "Cerere" din meniul de sus (pictograma: binoclu).





       Avantajul este că puteți face căutari și crea liste de prospectare.

Vă puteți personaliza ușor Simple CRM on-line la nevoile dumneavoastră specifice.

       Astfel, dacă doriți, de exemplu, să vedeti: "toți clienții din zona Rhône Alpes de  categoria A", pur și simplu faceți clic pe "Cerere" și selectati casetele "zona Rhône Alpes" și "Clasa A" pentru a apărea lista de clienți potențiali.

Crearea câmpurilor personalizate cu Simple Custom

Simple Custom vă permite să adăugați câmpuri personalizate:

  - Societate

  - Contact

  - Proiect

  - Interacțiune

Aceste câmpuri pot fi de tip:

  - Texte

  - Cifre

  - Date

  - Meniu derulant





Puteți realiza, desigur, căutări în aceste câmpuri.


Crearea câmpurilor

Primul pas, în cazul în care doriți să aveți un meniu derulant, este să stocați conținutul meniurilor.

Să presupunem că doriți să specificați sectorul de activitate al unei companii.





Trebuie sa mergeti la:

1. Spațiul "Admin CRM"
2. Selectați tab-ul "Gestiunea listelor"
3. Introduceți numele listei
4. Faceți clic pe "Înregistrați"
5. Un nou buton "Elementele Listei" va apărea: Faceți clic pe el
6. Introduceti elementele listei și salvați

Această etapă odată realizată, reveniți la zona de administrare "Admin CRM" și selectați "Câmpuri personalizate", apoi selectați entitatea în cadrul căreia doriți să creați câmpuri:





Apoi, pur și simplu:

1. Numiți câmpul dvs personalizat

2. Alegeți tipul său (Text, Numere sau Date)

3. Legați sau nu o listă de meniu derulant

4. Faceți clic pe butonul "Înregistrați" prezent în partea de jos a paginii






În cazul în care doriți să modificați ordinea câmpurilor, pur și simplu indicați cu mouse-ul câmpul vizat, apoi faceți clic pentru a efectua un drag and drop.

Efectuarea unei căutari în câmpurile personalizate

  - Mergeți la "Căutare"

  - Faceți clic pe "Căutare avansată"





  - Mergeți la "Modul Expert"

  - Apoi, în partea de jos a ferestrei, efectuați cautări în câmpurile personalizate dorite.

Importanța stăpânirii conceptului de interacțiune

       Scuza cea mai folosită în lumea afacerilor este: "N-am avut timp." Pur și simplu înțelegerea modului în care functionează interacțiunile din Simple CRM nu este suficientă; este esențial să gestionati timpul dumneavoastră în mod corespunzător.


       Gestionarea optimă a timpului se învață. Pentru a face acest lucru, vă recomandăm să citiți manualul Simple CRM, capitolul "Optimizarea proceselor de afaceri." În plus, puteți viziona, de asemenea, un video care vă va învăța tehnici pentru a elimina expresia "nu am avut timp", pe pagina: https://www.youtube.com/watch?v=SlWMjXps-o0 # sthash.BdmfDOfm.dpuf


Ce este o interacțiune?


       O interacțiune poate gestiona toate procesele de afaceri: o vânzare, cumpărare, etapele de implementare a proiectelor, etc.










        Interacțiunile sunt vizibile în două forme: un format de calendar (pentru o mai bună vizibilitate a disponibilității în timp) și sub formă de listă (pentru o mai bună vizibilitate a informațiilor care constituie interacțiunea și procesarea lor mai rapidă).

       Interacțiunile sunt inima afacerii dumneavoastră pentru că prin ele vă gestionați timpul in relațiile cu clienții și furnizorii dvs.


STĂRILE INTERACȚIUNILOR

O interacțiune poate avea 3 stări:

  1.   DESCHISĂ: este planificata, dar nu ati început să lucrati la ea. V-ați oprit, stadiul este roșu.
   2.  ÎN CURS: ati început să lucrati la ea. Curaj, va fi în curând terminată, ajungeti la lumină (lumina care este galbenă).
   3.  TERMINATĂ: ați terminat această interacțiune. Culoarea este verde, puteți continua, mergeti mai departe. 

Diferențele dintre o întâlnire și o sarcină de realizat

Timpul de lucru este compus din două familii de interacțiuni: sarcini și întâlniri.

       O sarcină este o Interacțiune care nu este strict delimitată în timp. De exemplu, trebuie să cititi un document în această săptămână, cu termenul limită de joi. Prin urmare, o sarcină are o dată de început (care este punctul de la care se poate efectua această interacțiune, iar termenul limită este termenul in care această interacțiune trebuie să se realizeze pe deplin).

        O întâlnire este o acțiune fixată în timp, care începe de la un anumit moment și se termină la un anumit moment. Pentru a seta ora de terminare am ales un timp pentru această întâlnire.

 De exemplu: aveți o întâlnire cu dl Bertrand pentru ca acesta să-și prezinte produsul X, marti de la 10:00 până la 11:45.

Pentru a distinge o sarcină de o întâlnire, bifați caseta SARCINĂ din interacțiune:

       Este esențial să se facă această distincție. Dacă setați toate sarcinile ca întâlniri, atunci când deschideți calendarul acesta va fi umplut! Prin urmare, în cazul în care un client are o solicitare urgentă, atunci când deschideți calendarul, va părea plin. Nu se poate să-i oferiti o programare rapidă, clientul va avea concurentă. Pe scurt: completati în mod corespunzător calendarul dumneavoastră prin separarea corectă a sarcinilor și întâlnirilor.







Informatii suplimentare sunt disponibile in fisierul video "Nu am avut timp".


O interacțiune evoluează în timp


       Aici este greseala clasică pe care o fac noii utilizatori Simple CRM: apelarea unui potențial client, se creează o interacțiune, Stare: "In curs", Vânzare - 01 - Intrare in contact. Până în prezent este bine. Potentialul client a declarat că este interesat, dar, în prezent, este copleșit și cere să fie contactat din nou peste trei luni. Prin urmare, utilizatorii vor avea tendința să treacă interacțiunea in "Terminată" apoi de a crea o nouă interacțiune pentru a ajunge din nou la acel potențial client în 3 luni.

       Eroare! Ideea este de a lucra cât mai puțin posibil. Prin urmare, în urma acestui răspuns al clientului, faceți clic pe butonul "Marcaj temporal" și scrieti: "Client potențial interesat, dar copleșit. El a cerut să fie contactat din nou peste 3 luni". Și schimbati data interacțiunii, astfel încât să apară în calendarul dvs. Simple CRM peste 3 luni.



 



       Amintiți-vă că interacțiunea este ceva care evoluează în timp până la o concluzie care este fie pozitivă (Vânzare câștigată, Livrare receptionată pozitiv, Bilet de suport rezolvat, etc ...) fie negativă (Vânzare pierdută, Livrare receptionată negativ , etc.), și, odată ce acest lucru a ajuns in această fază, se face schimbarea de facto a interacțiunii în stare "Terminată".


 


 FOCUS: REAMINTIREA ÎNTÂLNIRILOR PRIN Happi

       Când aveți o întâlnire, selectați mass-media: Reamintirea întâlnirilor prin Happi. Astfel interlocutorul dvs va primi două remindere: cu o zi înainte și o alta în ziua întâlnirii. Dar, atentie! În cazul în care după întâlnire scrieți în câmpul memo "client interesat, faceti un deviz înainte de joi", bifați caseta SARCINĂ de realizat până mâine, va primi și clientul două noi memento-uri pentru această întâlnire! Amintiți-vă, prin urmare, să schimbati mass-media pentru a evita această problemă.


 



       Grație notelor marcate temporal, chiar dacă reluați o interacțiune șase luni mai târziu, veți găsi tot istoricul relației, permițându-vă să aveți un dialog mult mai eficient.

       Sugestie: pentru a distinge propriile note de ale unui client puneți în ghilimele răspunsul clientului (rezumatul discutiei telefonice sau un element important extras din e-mail).



 
 


 FOCUS: DATA DE ACTUALIZARE
Data de actualizare este implicit data de începere a interacțiunii.

       Această dată este schimbată automat în următoarele cazuri:
- Când treceți tipul de interacțiune în "Achiziție - 6 - Recepție"
- Când treceți tipul de interacțiune în "Transport - 7 - Recepție pozitiva"
- Când treceți tipul de interacțiune în "Proiect - 8 - Livrare definitivă"
- Când treceți tipul de interacțiune în "Suport - 5 - Proces Verbal Confirmare"
- Când treceți tipul de interacțiune în "Vânzare - 6 - Câștigat".

       De exemplu, vom regăsi momentul in care o interacțiune de vânzare a fost trecut în "Vânzare câștigată". Această setare a datei permite, de fapt, realizarea de rapoarte. Informații detaliate privind rapoartele gasiti pe pagina: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/05/filtrarea-interactiunilor-dintr-un.html






Atribuirea unor tipuri corecte de interacțiuni catre utilizatori

       Din moment ce interacțiunile pot gestiona totul, aceeași flexibilitate poate induce în eroare utilizatorii! Este adevărat că pentru un agent comercial a vedea tipurile de interacțiuni de cumpărare, achizitii sau administrare nu are nici un sens.

       Pentru a facilita adoptarea Simple CRM de către utilizatori, trebuie să setați pentru fiecare utilizator tipurile de interacțiuni pe care le va utiliza.

       De exemplu, în imaginea de mai jos, acest utilizator va vedea numai tipurile de interacțiuni de Vânzare, Privat și E-mail:





       Atenție: Lăsați întotdeauna, indiferent de profilul utilizatorului, tipurile de interactiuni "E-mail" și "Privat". Tipul "Privat" face posibilă programarea vacantelor sau o programare la dentist iar "E-mail" se potrivește cu e-mailurile pe care le transferați in software-ul Simple CRM (a se vedea explicația detaliată pe pagina: http://cum-sa-folosim-un-program-crm.blogspot.ro/2016/06/simple-crm-ofera-mai-multe-modalitati.html ).

Importarea cu ușurință a datelor în Simple CRM

       Simple CRM oferă acum un modul nou de import al contactelor și societăților afiliate. Acest nou modul a fost proiectat pentru a ușura utilizarea aplicației Simple CRM.

       Avertisment: dacă lucrați pe dispozitive Mac, trebuie, atunci când se pregătesc fișierele de import, să se lucreze cu Libre Office pentru Mac. Detalii suplimentare se găsesc în acest articol.

Procedura de import

1) Se pregătește fișierul cu date, maximum 1000 de linii pentru fiecare fișier, cu LibreOffice obligatoriu. Puteți descărca gratuit LibreOffice.
Salvați fișierul în CSV, setul de caractere UTF8, separator virgulă (,) delimitator ghilimele ( "). Accesați această pagină pentru a vedea cum să salvați în mod corespunzător fișierul CSV.

2) Mergeti la modulul de administrare (Meniu principal -> Admin CRM) și faceți clic pe "3.Importati datele", apoi faceți clic pe butonul "Import asistat de societăți și / sau persoane de contact asociate în format CSV."



 



3) Faceți clic pe butonul "Browse ..." și selectați fișierul CSV pentru import.



 








Faceți clic pe "Lansați analiza fișierului".



 



Așteptați câteva secunde, fișierul apare mai jos. 



 




4) Pentru fiecare coloană de pe care doriți să importați date, selectați câmpul în care vor fi importate datele.











       Trebuie să atribuiți o coloană într-unul din câmpurile "Contact -Nume" sau "Societate - Nume".

       În cazul în care doriți să atribuiți date de contact profesionale, utilizați câmpurile "Legatura contact-societate" din partea de jos a listei.

       Pentru a avea acces la toate coloanele din fișierul de date, parcurgeți tabelul spre dreapta sau stânga utilizând bara de defilare din partea de jos a paginii.













Gestionarea dublurilor

       Pentru a preveni crearea de duplicate, modulul de import arată mai întâi dacă contactul sau societatea există deja în baza de date Simple CRM.

Pentru persoanele de contact, identificarea se face in campul "Contact - E-mail personal" sau "Legatura contact-societate - E-mail profesional".

Pentru societăți, identificarea se face în ordinea:
- În câmpul "Societate - Numar SIRET";
- În câmpul "Societate - Numar TVA";
- În câmpul "Societate - Numar Reg. Com."
- În câmpurile "Societate - Nume", "Societate - Cod postal", "Societate - Localitate", adică o societate este recunoscută dacă are atât același nume cât și codul poștal și aceeași locație ca o societate deja existentă în Simple CRM.


5) După ce ați verificat alocarea corectă a coloanelor la câmpurile Simple CRM, faceți clic pe "Start import". 
Atenție: odată ce această operațiune este finalizată, nu puteți merge înapoi sau să anulați importul.









 O întrebare de confirmare apare, faceți clic pe OK.










      Așteptați câteva secunde în timp ce importul se efectuează.
Este afișat un mesaj de confirmare, cu numărarea elementelor create și actualizate.