Importul persoanelor de contact și a societăților în format CSV

       Puteți importa în Simple CRM un fișier cu persoane de contact și companiile asociate.

  Avertisment: dacă lucrați pe Mac trebuie, atunci când se pregătește dosarul pentru import, trebuie să folosiți calculul tabelar Libre Office pentru Mac.


       Procedura de import
1) Mergeți la modulul "Admin CRM" (Meniul de sus -> "Admin CRM") și faceți clic pe tab-ul "Importați datele".

2) Descărcați fișierul șablon tip CSV afișat pe pagină.

3) Completați fișierul cu datele dvs., de până la 1000 de linii pentru fiecare fișier (Excel sau OpenOffice sau LibreOffice).

Coloanele de la A la O sunt atribuite persoanelor de contact.
Coloanele de la X la AK implică companii.

Coloana O conține lista centrelor de interes atribuite contactului, separate prin virgulă. Exemplu: Prospect, Regiunea de sud-vest, Podele, Pictură, etc.
Dacă centrele de interes nu există, sunt create automat.

Notă: un centru de interes numit "Import AAAA-LL-ZZ HH: MM: SS" (cu data și ora importului) este creat și legat de toate contactele importate automat. În acest fel puteți găsi cu ușurință mai târziu contactele importate.

       Pentru repartizarea datelor care urmează să fie importate:

- În cazul în care numele companiei este gol, datele de contact sunt considerate personale și sunt atribuite persoanei de contact;

- În cazul în care numele companiei nu este gol, datele de contact sunt considerate profesionale și sunt atribuite persoanei de contact și companiei.

       Numele persoanei de contact este necesar pe fiecare linie. Dacă nu cunoașteți numele contactului, tastați numele companiei în celula A ("CONT_NOM").
       În cazul în care introduceți numerele de telefon, introduceți-le în forma: +33 1 23 45 67 89
Acest lucru va va permite apoi să efectuați campanii SMS sau sa inițiați apeluri telefonice direct din Simple CRM.

       Câmpurile CONT_NOTE (coloana N) și SOC_NOTE (coloana AK) conțin, respectiv, notele pentru persoana de contact și pentru societate. Pentru a face un retur de linie în interiorul fiecărui câmp Note, introduceți caracterul "|" (Ctrl-Alt-6). Acest caracter va fi înlocuit cu o nouă linie în timpul importului.

Coloanele "CONT_LIBRE" și "SOC_LIBRE" sunt rezervate pentru utilizare viitoare și nu sunt importate pentru moment.

Niciun câmp nu trebuie să conțină linie nouă (tasta Enter) sau caracterul apostrof (").


Salvați fișierul în format CSV, folosiți separatorul punct și virgulă ";" nu delimitator câmp, folosiți caracterele "Europa de Vest cu Euro (ISO-8859-15)".

       Importul are loc în 2 etape:


A) Previzualizare

       Încărcați fișierul în Simple CRM:
- Mergeți la modulul "Admin CRM" (Meniul de sus -> "Admin CRM") și faceți clic pe "Importați datele", apoi pe "Importul societăților si contactelor corelate acestora, în format CSV";
- În partea de jos a paginii, faceți clic pe "Alegeți fișierul" sau "Browse" (în funcție de browser-ul dvs.) și selectați fișierul de date pentru import;
- Faceți clic pe "Lansați analiza fișierului".


       Simple CRM afișează o previzualizare a fișierelor cu contactele și companiile existente.

Pentru a nu crea duplicate, Simple CRM analizează fișierul și compară datele cu cele deja aflate în baza de date și încearcă să recunoască:
- Contactele, prin adresa de e-mail;
- Societațile, prin numărul de TVA (codul CUI) sau, dacă acesta este absent, numărul SIRET.


B) Import Real

       După ce ați verificat că totul este așa cum vă așteptați, confirmați importul făcând clic pe butonul "Start import". Fișierul de date este apoi importat în baza de date Simple CRM.

Configurarea geolocalizării clienților

       Simple CRM poate geolocaliza clienții care sunt în jurul dvs.

Pentru ca această funcție a geolocalizării clienților sa fie activă, trebuie să definiți din interfața de administrare "Centrul de Interes" desemnat unui client.

Pentru a face acest lucru mergeți la: Meniul Principal -> "Admin CRM" -> "Parametri" -> Selectați Centrul de Interes și faceți clic pe "Înregistrați".

       În unele cazuri, geolocalizarea nu afișează toți clienții.

În mod repetat, efectuați următoarele:
- Deschideți modulul "Geolocalizare";
- Atunci când markerii corespunzători clienților dvs. apar pe hartă este necesară reîncărcarea paginii (apăsați pe F5).

După 3 sau 4 ori, în funcție de numărul dvs. de clienți, ar trebui să obțineți toate adresele clienților dvs. de pe hartă.

Semnificația traseelor verzi, galbene și roșii în geolocalizarea Simple CRM

       Software-ul Simple CRM on-line integrează în informațiile sale date despre trafic și locație.

Pe traseele verzi se circulă degajat, pe cele galbene circulația este ușor îngreunată iar pe cele roșii traficul este îngreunat sau chiar blocat!

Modificarea orei la care este creată o interacțiune

       Fusul orar implicit al aplicației Simple CRM este cel al Parisului (Ora Europei Centrale).
Dacă nu modificați fusul orar, interacțiunile create de dvs vor avea atribuită ora Parisului.

Pentru a se adapta software-ul CRM la fusul orar al locației dumneavoastră, pur și simplu modificați setările de fus orar în administrarea Simple CRM: Meniul principal -> "Admin CRM" -> "Parametri".

Accesarea e-mailurilor

            Lupa vă permite să vizualizați toate e-mailurile schimbate cu o persoană de contact printr-un webmail.

În mod implicit, Simple CRM deschide Gmail / Google Apps.

Puteți seta software-ul CRM on-line pentru a deschide un alt webmail. cum ar fi:

- Outlook on-line;
- OVH;
- Amen;
- Gandi;
- 1 & 1, etc.

Pentru a seta această opțiune, mergeți la: "Meniul principal" -> "Admin CRM" -> "Parametri".

Activarea modulului SMS

       Pentru a activa modulul SMS, pur și simplu accesați această pagină: http://sms.crm-pour-pme.fr/inscription și înregistrați-vă.

       Pentru a permite utilizatorilor în cauză să folosească această funcție:

- Mergeți la zona de administrare Simple CRM: "Meniu principal" -> "Admin CRM" -> "Parametri" și introduceți e-mailul și parola dvs. de utilizare a serviciului SMS.

- Mergeți apoi la profilurile utilizatorilor ce trebuie autorizați: "Meniu principal" -> "Admin CRM" -> "Lista de utilizatori" -> selectați un utilizator -> bifaţi "Autorizaţi trimiterea de SMS" și "Înregistrați".

Modulul va fi apoi activ și accesibil direct de pe pictograma SMS prezentă lângă numărul de telefon mobil al persoanei de contact căreia dorim să-i trimitem un SMS sau din: "Lansare aplicații" -> "Unelte" -> "Campanii SMS".

Limitarea accesului unor utilizatori la anumite contacte, societăți și interacțiuni și permiterea accesului deplin pentru alți utilizatori

       În Simple CRM puteți limita accesul unui utilizator doar la anumite contacte, societăți și interacțiuni care îl afectează în mod direct. Cu toate acestea, unii utilizatori ar trebui să aibă acces la toate contactele.

Exemplu: comercializarea pe zone geografice, stagiari, zone defavorizate, etc.

       Pentru aceasta trebuie să creați un proiect de utilizator cu drepturi limitate.
Un utilizator de proiect este un utilizator care nu vede nimic, decât ceea ce îi este permis să vadă din proiectele la care a fost invitat să lucreze.

Procedați după cum urmează:

1) În modulul "Admin CRM" modificați tipul de utilizator pentru fiecare utilizator căruia doriți să-i limitați drepturile (îl treceți ca "Utilizator de Proiect" și apăsați pe "Înregistrați").

2) Creați (sau modificați) un proiect non-public pentru utilizatorul vizat:
- Denumiți proiectul, de exemplu "Prospectare Regiunea Sud-Est";
- Debifați "proiect public";
- Înregistrați proiectul.

3) Atribuiți proiectul către utilizatorul în cauză:
- În lista de utilizatori de proiect, selectați utilizatorul.
- Faceți clic pe "Înregistrați".

4) În cadrul proiectului, atașați contactele care sunt atribuite utilizatorului cu drepturi limitate. După fiecare societate atașată apăsați pe "Înregistrați".

5) Ultima etapă: atribuiți un proiect implicit pentru utilizator așa cum s-a explicat în acest articol.


În acest fel:

- Fiecare "Utilizator de proiect" are acces doar la contactele, companiile și interacțiunile care se referă la el și numai la acelea;

- Alți utilizatori asociați vor avea acces la contactele, companiile și interacțiunile implicate;

- Administratorii vor avea acces la toate informațiile, indiferent de tipul lor.

Pentru a afla cum să gestionati proiecte, vă rugăm să consultați documentația Simple CRM aici: http://crm-pour-pme.fr/pdf/DocumentationSimpleCRMv2_0.pdf

A se vedea paginile 46 și următoarele pentru managementul proiectelor, precum și paginile 70 și următoarele pentru gestionarea tipurilor de utilizatori.


       Exemplu practic

Petru este un agent comercial care gestionează un portofoliu de 200 de clienți din zona geografică Sud-Est", el ar trebui să-i contacteze în mod regulat.

Aici este procedura pentru a limita accesul lui Petru numai la cei 200 de clienți:

1) În modulul "Admin CRM" administratorul Simple CRM modifică tipul de utilizator al lui Petru. Din "Utilizator", Petru devine "Utilizator de proiect".

2) În modulul "Proiect", administratorul Simple CRM crează un proiect non-public numit "Prospectare Regiunea Sud-Est." El adaugă utilizatorul Petru la acest proiect.

3) Administratorul Simple CRM selectează și adaugă clienții lui Petru în proiect, fie unul câte unul, fie în mod direct dintr-un centru de interes folosind datele culese printr-o campanie de prospectare.
Puteți vedea explicația video aici: https://www.youtube.com/watch?v=EjVqA2KCK-o

4) Gata! Petru nu vede clienții, cu excepția celor care au fost atașați de administrator prin proiectul "Prospectare Regiunea Sud-Est."


5) Pasul final: atribuirea proiectului implicit lui Petru așa cum s-a explicat în acest articol.

       Repartizarea clienților către alți agenți comerciali

Să presupunem că Petru părăsește compania. A venit Pavel, care preia portofoliul de clienți ai lui Petru.

Iată cum se atribuie toți clienții lui Petru către Paul:

1) Deschideți proiectul "Prospectare Regiunea Sud-Est";

2) Se elimină accesul lui Petru la acest dosar;

3) Adăugați utilizatorul Paul în acest dosar;

4) Gata! În 4 clicuri, ați atribuit lui Paul clienții lui Petru.